Kata organisasi berasal dari kata organum (bahasa yunani) atau organum (bahasa latin) yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Pengertian organisasi telah banyak didefinisikan oleh banyak orang, antara lain Manullang (1983:67) yang mengutip pendapat James D. Mooney menyatakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, sebenarnya organisasi merupakan alat/media untuk mencapai tujuan bersama dengan cara melakukan kegiatan tertentu secara bersama-sama atau sendiri-sendiri. dari sini dapat dipahami bahwa dalam organisasi terdapat 3 (tiga) komponen yang harus yang harus ada agar perjalanan organisasi lebih baik, yakni: kelompok orang, kelompok kerja sama yang harmonis, dan pembagian hak, kewajiban, dan tanggung jawab. Oleh karena itu dalam perjalanannya, perpustakaan sebagai organisasi perlu pengorganisasian.

Sebuah organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik. Struktur ini menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntanilitas, dan tanggung jawabnya.

B. Rumusan Masalah

1. Apa itu organisasi formal?

2. Apa saja ciri- ciri organisasi perpustakaan?

3. Apa saja bentuk bagan organisasi?

4. Bagaimana struktur organisasi di perpustakaan?

5. Apa saja fungsi dan tujuan organisasi di perpustakaan?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui apa itu organisasi formal

2. Untuk mengetahui ciri- ciri organisasi perpustakaan

3. Untuk mengetahui bagan organisasi

4. Untuk mengetahui struktur organisasi perpustakaan

5. Untuk mengetahui fungsi dan tujuan organisasi di perpustakaan?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Organisasi formal

Organisasi formal pada dasarnya merupakan sebuah entitas yang berorientasi pada tujuan, yang dibentuk guna mengakomodasi upaya-upaya para individu-individu dan kelompok-kelompok di dalamnya. Karena bersifat formal, ia menyajikan hubungan-hubungan otoritas antara pekerjaan-pekerjaan, merinci rantai komando, dan menspesifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur, dalam hal mengoordinasi aktivitas-aktivitas. Disamping itu, desain sebuah struktur formal didasarkan atas asumsi bahwa rasionalitas akan menyebabkan timbulnya suatu pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian secara efisien. Rasionalitas tersebut dianggap demikian jelas teridentifikasi, sehingga dapat digambarkan dalam wujud sebuah peta organisasi. [1]

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh: perseroan terbatas, sekolah dan Negara. [2]

Organisasi – organisasi formalt tahan lama,dan terencana. Mengingatkan ditekankan suatu keteraturan, mak mereka relative bersifat tidak fleksibel. Contoh- contoh organisasi formal adalah perusahaan- perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas – universitas.

Pengertian lain menyatakan bahwa organisasi formal merupakan organisasi yang tersusun dari struktur dengan bagan yang mendeskripsikan keterkaitan kerja antar unit, kekuasaan, wewenang, dan tanggung jawab antar elemen di dalam organisasi. Perencanaan organisasi formal disusun secara sengaja meliputi struktur dan tujuan. Pengertian tujuan inilah sebagai salah satu alasan mengapa organisasi formal dibuat.

B. Ciri – ciri organisasi formal

1. Organisasi formal meliputi keterkaitan antara posisi-posisi yang telah ditetapkan.

2. Tujuan besar yang ditentukan dalam perencanaan organisasi dibagi menjadi beban kerja yang lebih mudah ditangani tiap departemen dan individu ke dalam tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab.

3. Terdapat prosedur ,aturan, dan kebijakan yang tegas yang mengatur segala aktivitas dan fungsi setiap jabatan didalam organisasi.

4. Setiap anggota organisasi tidak diperkenankan mencampurkan urusan pribadi dengan tanggung jawab organisasi.

5. Penerapan sistem disiplin pada setiap peraturan, prosedur, dan kebijakan merupakan bagian dari organisasi.

C. Bentuk bagan organisasi

Penentuan bagan organisasi perpustakaan dapat disesuaikan dengan besar kecilnya kekuasaan dan kewenangan pegawai. Sistem pengorganisasian perpustakaan perlu memperhatikan elemen-elemennya, antara lain terdiri dari : kegiatan, sumber daya manusia, sistem, sumber informasi, sarana dan prasarana, serta dana. Elemen-elemen ini dapat dikoordinir dan diarahkan sedemikian rupa untuk mencapai tujuan perpustakaan.

Aktivitas yang dilakukan perpustakaan seperti, pengadaan, pengolahan, pemeliharaan, pengawetan, penyebaran, dan pemanfaatan informasi perlu dikoordinir dengan baik agar tidak terjadi kesimpangsiuran. Di samping itu juga dimaksudkan agar tiap orang/kelompok mampu bertanggung jawab terhadap tugas masing-masing. Kegiatan itu diarahkan untuk mencapai tujuan masing-masing jenis perpustakaan (sekolah, umum, instansi, perguruan tinggi, tempat ibadah, dan lain-lain).

Sumber daya manusia yang diperlukan di perpustakaan tidak hanya pustakawan, tetapi juga tenaga administrasi dan juga tenaga fungsional lain seperti guru, dosen, arsiparis, pranata komputer, dokumentalis, dan lainnya. Kemampuan dan keahlian mereka dapat diatur dan diarahkan untuk mencapai tujuan pepustakaan.

Sistem pengorganisasian di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor-faktor internal dan eksternal. Faktor internal yang perlu dipertimbangkan adalah kekuatan dan kelemahan perpustakaan, sedangkan faktor eksternal yang perlu diwaspadai adalah adanya peluang dan ancaman yang sebenarnya dapat dimanfaatkan oleh suatu perpustakaan.

D. Struktur organisasi perpustakaan

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk pengelolaan diri dengan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturalisasi, sentralisasi, dan koordinasi (Handoko, 1993:164).

Struktur organisasi suatu jenis perpustakaan, berbeda dengan yang lain. Hal itu dapat dimengerti karena perbedaan masyarakat yang dilayani, lembaga yang menaunginya, dana, dan sumber daya manusia.

Struktur organisasi di sebuah perpustakaan itu biasanya disusun berdasarkan fungsinya. Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti bagian layanan teknis (pengadaan, pengolahan dan perawatan koleksi), bagian layanan pengguna (sirkulasi, referensi, tandon/ cadangan dan koleksi khusus), bagian penelitian dan pengembangan, bagian jaringan kerjasama. Walaupun terbagi atas beberapa bagian, hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri), sehingga terpisah dari bagian yang lain, misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan-layanan pengguna.

Dan bagian layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan seterusnya. Pada umumnya, perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan perguruan tinggi seluruh indonesia, bahkan sebahagian perpustakaan umum (Daerah) Indonesia.

Perpustakaan bertugas memberikan pelayanan bahan rujukan dan informasi untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk penyelenggarakan tugas tersebut perpustakaan mempunyai fungsi menyediakan dan mengolah bahan pustaka, memelihara bahan pustaka, melakukan pelayanan, dan melakukan tugas tata usaha perpustakaan yaitu dengan membuat struktur organisasi di perpustakaan.

Contoh struktur organisasi di perpustakaan yang ada di perguruan tinggi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.

Keterangan dari Struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut:

1. Kepala Perpustakaan biasanya tugasnya dibantu oleh staf atau perpustakaan yang bertanggungjawab dalam mengelola perpustakaan sehari-hari.

2. Layanan teknis meliputi pelayanan pengadaan, pengolahan data, bibliografis, reproduksi dan penjilidan. Didalam layanan pengadaan itu biasanya pengadaan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka adalah upaya untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka. Pengolahan data merupakan manipulasi data kebentuk yang lebih informative atau berupa informasi.

3. Layanan pengguna meliputi pelayanan Sirkulasi, penitipan (locker), referensi, dan tandon. Layanan sirkulasi ini merupakan layanan yang berhubungan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi. Dalam layanan sirkulasi terdapat dua sistem layanan pengguna yaitu:

a. Sistem Terbuka

Sistem layanan yang memungkinkan pengguna masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan dan jajaran koleksi perpustakaan

b. Sistem Tertutup

Sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Pengguna bisa memiih koleksi melalui katalog, Lalu petugas perpustakaan yang akan mengambilkan.

Layanan penitipan yaitu layanan atau fasilitas yang berupa tempat penyimpanan atau penitipan tas dan penitipan barang barang lainnya, biasanya perpustakaan menyediakan locker khusus untuk barang tersebut.

Layanan Referensi yaitu Suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi.

4. Layanan Teknologi dan Informasi meliputi pelayanan multi media/ internet, repository dan publik web. Pelayanan multi media atau internet yaitu layanan yang untuk memudahkan para pengguna untuk mencari informasi dari luar perpustakaan.

5. Layanan Administrasi meliputi pelayanan tata usaha, kartu anggota, dan surat keterangan. Layanan tata usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas dalam mengkoordinasikan kegiatan administrasi persuratan, kepegawaian, dan keuangan, melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana serta melakukan koordinasi dengan perpustakaan lainnya. Dalam layanan administrasi itu ada kartu anggota, kartu anggota itu ketika kita ingin menjadi anggota perpustakaan kita harus mengurus kartu perpustakaan dan kita mengurusnya di bagian layanan administrasi.

6. Kelompok Pustakawan yaitu bertugas membantu kepala perpustakaan dalam menjalankan tugas didalam sebuah perpustakaan dan bertanggung jawab dalam mengelola perpustakaan sehari-hari.

E. Fungsi dan tujuan organisasi di perpustakaan

1. memajukan berdirinya perpustakaan baru dan membantu perpustakaan rakyat yang telah ada, baik yang bersifat ilmiah maupun umum.

2. memajukan usaha sentralisasi perpustakaan.

3. mengusahakan peminjaman antar perpustakaan.

4. memajukan lalu lintas pertukaran dan peminjaman bahan secara internasional.

5. mengumpulkan dan memajukan sumber dan tugas referensi

mendirikan biro penerangan untuk kepentingan ilmiah dan dokumentasi[3]

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pengorganisasian merupakan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Koordinasi sebenarnya merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan lembaga/perpustakaan secara efisien.

Pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang dimaksudkan untuk menyusun atau mengatur sumber daya dan aktivitas – aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan – tujuannya.

Struktur organisasi adalah kerangka hubungan satuan – satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang yang masing – masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh.(Sutarto,1988,37).

B. Saran

Dengan membaca makalah ini diharapkan pembaca dapat mengetahui tentang perpustakaan sebagai organisasi formal sehingga dapat mengaplikasikannya sesuai kebutuhan pembaca.