PERENCANAAN
PERPUSTAKAAN
DAFTAR
ISI
Hal
KATA
PENGANTAR............................................................................................... i
DAFTAR
ISI............................................................................................................. ii
BAB
I PENDAHULUAN......................................................................................... 1
A.
Latar Belakang ................................................................................................... 1
B.
Rumusan Masalah .............................................................................................. 1
C.
Tujuan Penulisan ............................................................................................... 1
D.
Ruang Lingkup .................................................................................................. 1
BAB
II PEMBAHASAN ......................................................................................... 2
A.
Pengertian
Perencanaan .................................................................................... 2
B.
Perencanaan Perpustakaan................................................................................. 4
C.
Fungsi Perencanaan .......................................................................................... 6
D.
Tahapan Perencanaan Perpustakaan
................................................................. 7
BAB
III PENUTUP .................................................................................................. 9
A.
Simpulan............................................................................................................. 9
B.
Saran................................................................................................................... 9
DAFTAR
PUSTAKA................................................................................................ 10
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Perencanaan adalah kegiatan-kegitan pengambilan keputusan
dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di
masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian
atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistematis dan
berkesinambungan.
Perencanaan atau planning
berasal dari kata plan yang
artinya rencana, rancangan, maksud dan niat. Perencanaan adalah suatu proses
kegiatan, sedangkan rencana merupakan hasil dari perencanaan tersebut.
Perencanaan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program
yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan,
kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti
dalam usaha pencapaian tujuan.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa yang
dimaksud dengan perencanaan?
2.
Bagaimana
perencanaan dalam perpustakaan?
3.
Bagaimana
fungsi perencanaan dalam perpustakaan ?
4.
Bagaimana
tahapan perencanaan perpustakaan?
C.
Tujuan Penulisan
1.
Untuk
mengetahui apa yang dimaksud dengan perencanaan
2.
Untuk
mengetahui bagaimana perencanaan dalam perpustakaan
3.
Untuk
mengetahui fungsi perencanaan dalam perpustakaan
4.
Untuk
mengetahui bagaimana tahapan perencanaan perpustakaan
D.
Ruang Lingkup
Di
dalam makalah ini kami hanya membahas mengenai pengertian perencanaan,
perencanaan perpustakaan, fungsi perencanaan dan tahapan perencanaan
perpustakaan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Perencanaan
Perencanaan
merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan
keberhasilan organisasi. Perencanaan
harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja,
memberikan pemersatu, dan membantu untuk memperkirakan peluang-peluang[1]. Dengan
perencanaan yang baik maka seluruh aktivitas organisasi dapat diarahkan menuju
titik tujuan yang jelas.
Perencanaan
adalah perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka
mencapai tujuan tertentu. Didalamnya meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau
pelaksana, dan bagaimana tata caranya mencapai itu[2]. Setiap
rencana memiliki tiga ciri khas, yaitu (1) selalu berdimensi waktu yang akan
datang atau kemasa depan, (2) selalu mengandung kegiatan-kegiatan tertentu dan
bertujuan tertentu, (3) memiliki alasan, sebab, atau landasan, baik secara
personal, organisasional, maupun kedua-duanya. Mutu perencanaan akan ditentukan
oleh beberapa faktor, seperti pandangan hidup, pengetahuan, dan kemampuan pribadi
perencana (planner).[3]
Perencanaan
memiliki kemampuan-kemampuan berpikir tertentu, oleh karena itu setiap orang
tidak dapat menjadi perencana. Apabila sebuah perpustakaan tidak dapat membuat
perencanaan yang baik, maka mungkin juga tidak akan dapat menjalankan manajemen
sebagaimana mestinya. Oleh karena itu kunci seni dan keberhasilan manajemen
terletak dan dimulai pada perencanaan. Bagi para perencana diperlukan
sekurang-kurangnya tiga kemampuan berpikir, yaitu :
1. Berpikir secara trayektoris, artinya melihat kedepan
(futuristis, memperkirakan keadaan, trayek atau jalan lintas yang akan
ditempuh)
2. Berpikir secara kualitatif, artinya dapat mengenal,
melihat, dan menentukan segala sesuatu yang akan diperlukan, seperti kebutuhan
tenaga manusia, dengan persyaratan tertentu
antara lain kemampuan, keterampilan, jumlah, kebutuhan dana, sarana dan
prasarana, peralatan dan perlengkapan.
3. Berpikir secara kuantitatif, artinya dapat melihat
dimensi-dimensi, mengukur, menghitung, membuat jadwal, dan berpikir secara
matematis.
Perencanaan
akan menghasilkan rencana. Bentuk dan wujud rencana yang praktis dan pragmatis
akan sangat mempermudah pelaksanaan dan pengawasan. Bentuk dasar suatu rencana
adalah:
1. Sesuatu rumusan yang akan dicapai
2. Kebijakan sebagai pedoman untuk mengambil keputusan
dimasa yang akan datang
3. Prosedur, metode, dan proses tata kerja dalam
menyelesaikan pekerjaan
4. Program kerja dan jadwal pelaksana kegiatan secara
berurutan
5. Anggaran yang dibutuhkan
6. Jaringan, diagram, desain, maket, pola, dan model
yang dijadikan pedoman untuk menyelesaikan pekerjaan.
Perencanaan merupakan proses dan
kegiatan pimpinan (manajer) yang terus-menerus. Maksudnya setiap kali timbul
sesuatu yang “baru”, baik masalah, hal, situasi maupun kondisi, maka perlu
dibuat rencana atau diperbarui rencana yang sudah ada, dalam bentuk suatu
keputusan (decision) terlebih dulu.kemudian hasil perencanaan baru itu harus
diperintahkan untuk dilaksanakan. Tanpa keputusan dan perintah (komando) tidak
akan ada pelaksanaan dan penyelenggaraan. Tugas yang sulit dalam perencanaan
adalah pertama, mengenai orang, baik dalam arti pribadi, oknum, pelaku,
perilaku, kelompok, grup, maupun masyarakatnya. Kedua, adalah mengenai
keterbatasan pada diri manusia itu sendiri, bahwa ia (mereka) tidak bisa
meramal dengan tepat keadaan hari depan. Dengan demikian maka perencanaan itu
dapat kita rumuskan sebagai:
1. Aktivitas pengumpulan data dan informasi, beserta
pemikiran untuk menentukan apa yang akan dicapai, apa yang harus dilakukan,
bagaimana urutannya, fasilitas yang diperlukan.
2. Membuat pasti untuk dicapai atau dijalankan (faktor
penguasaan dan kontrol).
3. Menentukan dan merumuskan segala apa yang dituntut
atau dikehendaki oleh organisasi yang dipimpinnya.
Sebuah perencanaan yang baik,
adalah yang rasional, dapat dilaksanakan, dan menjadi panduan langkah
selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan tersebut sudah merupakan permulaan
pekerjaan yang baik dari proses pencapaian tujuan organisasi.
B. Perencanaan
Perpustakaan
Perpustakaan
sebagai lembaga yang selalu berkembang (library
is the growing organism) memerlukan perencaanaan dalam pengelolaan,
meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan
perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai maka tidak jelas tujuan
yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan, dan lambannya perkembangan
perpustakaan.[4]
Sumber daya
manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi atau lembaga.
Maju mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusianya.
Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan
mempertimbangkan, jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesialisasi,
pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai. Oleh
karena itu, kebutuhan tenaga untuk satu jenis perpustakaan berbeda dengan
kebutuhan tenaga untuk jenis perpustakaan yang lain.
Perlu dipikirkan
pula jenis bahan informasi yang akan dikelola oleh suatu perpustakaan apakah
terdiri atas bahan buku atau juga bahan nonbuku. Hal itu disebabkan,
keanekaragaman bahan informasi akan bedampak pada keperluan spesialisasi tenaga
dalam menanganinya.
Demikian pula dalam
penyusunan bahan informasi. Perencanaan perlu di pikirkan terutama sistem yang
akan diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan koleksi,
sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem
sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Perlu pula direncanakan buku-buku
pedoman yang akan dipergunakan, misalnya pedoman katalogisasi, transliterasi,
klasifikasi, dan lainnya.
Tidak kalah
pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan.
Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda, jasa fotocopy, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan,
kerja sama dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek/ sponsor.
Seluruh kegiatan
perpustkaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki perlengkapan yang
memadai. Sarana prasarana seperti gedung/ruang, media komunikasi, dan peralatan
kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatikan karena
kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh penyedia sarana prasarana
itu.
Pentingnya
perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan hal-hal berikut ini:[5]
1.
Perencanaan
merupakan dasar pelaksanaan aktivitas
Pimpinan perpustakaan tidak akan mampu melaksanakan
fungsi manajemen kepemimpinan dengan baik tanpa perencanaan yang sudah
ditetapkan. Perencanaan memadai akan memberikan petunjuk kepada pimpinan
perpustakaan mengenai sistem organisasi, prosedur dan kebijakan yang ditempuh,
kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan kearah mana tenaga harus digerakkan
untuk melakukan pekerjaan dan tugas-tugas kepustakawanan.
2.
Perencanaan
merupakan alat pengawasan
Pengawasan sebenarnya merupakan upaya sistematis untuk
menetapkan standar prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan.
Dengan adanya perencanaan akan diketahui adanya penyimpangan langkah yang
kemudian dapat dilakukan pengukuran signifikansi penyimpangan. Oleh karena itu,
pengawasan harus didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap,
dan terpadu akan mampu meningkatkan efektivitas pengawasan.
3.
Perencanaan
yang proporsional akan membawa efektivitas dan efesiensi
Dengan adanya perencanaan, seorang pimpinan perpustakaan
akan berusaha untuk mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan
menghasilkan produk (barang atau jasa) yang lebih besar. Oleh karena itu, dalam
penyusunan rencana perlu diantisipasi adanya akibat-akibat yang tidak
dikehendaki dan sedapat mungkin dihindarkan atau setidaknya dikurangi.
C. Fungsi
Perencanaan
Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan
menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan dilakukan bentuk
organisasi yang tepat, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu
kegiatan. Perencanaan yang matang berfungsi untuk:[6]
1.
Membantu
tercapainya tujuan
Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara
positif kearah tercapai nya tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun
jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan harus dilaksanakan secara
kontinue. Disamping itu dalam perencanaan jangka pendek harus diarahkan untuk
menunjang rencana jangka panjang.
Pada umumnya orang cenderung gamam dan ragu-ragu terhadap
masa depan yang penuh ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun
berdasarkan alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-raguan
itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan..
2.
Tercapainya
efektivitas dan efisiensi
Efektivitas menunjukkan kemampuan seseorang dalam
merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Peter Drucker
menyatakan bahwa efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar. Adapun
efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat
diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak
daripada pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah
ini berarti menunjukkan adanya penghematan, baik dari segi tenaga maupun biaya.
D.
Tahapan Perencanaan Perpustakaan
Langkah-langkah
dalam perencanaan perpustakaan adalah sebagai berikut:[7]
1.
Penetapan
visi, misi dan tujuan
Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan
berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaandan memotovasi seluruh
komponen untuk mengambil tindakan kearah yang benar. Dengan visi yang jelas
akan membantu kordinasi atas kegiatan orang-orang terikat dengan suatu
perpustakaan. Visi merupakan penetapan tujuan jangka-jangka panjang yang
bersifat abstrak, mudah difahami, memiliki keunggulan dari yang lain,
terbayangkan dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi
merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan
dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan maupun dibktikan. Sedangkan
tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek
dan hasilnya bisa dirasakan, tujuan perpustakaan harus jelas.
2.
Perumusan
keadaan sekarang
Keadaan perpustakaan sekarang perlu difahami, baik
kekurangan mupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah
yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan
informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan
komunikasi yang baik diperpustakaan itu.
3.
Identifikasi
kemudahan dan hambatan
Perlu difahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki
perpustakaan sebagai moda l untuk melakukan kegiatan. Adapun segala sesuatu
yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain berupa modal, koleksi, sumberdaya
manusia dan lainnya. Kekurangan yang dapat menjadi hambatan pengembangan
perpustakaan pun perlu diketahui dan segera diatasi. Apabila kekurangan itu
dikeloala dengan baik justru akan menjadi kekuatan. Elemen-elemen yang dianggap
sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang yang sempit, minat baca
rendah, atasan yang kurang memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya.
4.
Pengembangan
perencanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat
pengembangan prosedur, alat, dana maupun tenaga karena berbagai faktor. Oleh
karena itu, kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan
perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya
penyelewengan atas perencanaan semula.
BAB III
PENUTUP
A.
Simpulan
Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan
tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Didalamnya meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana
tata caranya mencapai itu.
Perencanaan perlu di pikirkan terutama sistem yang akan
diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan koleksi, sistem
inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi, dan
software yang akan dipakai.
Perencanaan yang matang berfungsi untuk, membantu
tercapainya tujuan, serta tercapainya efektivitas dan efisiensi.
Langkah-langkah perencanaan perpustakaan adalah sebagai berikut, penetapan
visi, misi dan tujuan, perumusan keadaan sekarang, identifikasi kemudahan dan
hambatan, pengembangan perencanaan.
B.
Saran
Menurut kami, dalam perencanaan perpustakaan yang baik
dibutuhkan beberapa langkah-langkah diantaranya penetapan visi, misi dan tujuan
dan adanya pengembangan perencanaan dan di dalam perencanaan dibutuhkan usaha
merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan
dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh,
prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.
DAFTAR
PUSTAKA
Hartono. 2016. Manajemen
Perpustakaan Sekolah Menuju Perpustakaan Modern & Profesional.
Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan,
Yogyakarta: Gama Media.
Sinaga, Dian. Mengelola Perpustakaan
Sekolah. Jakarta: Pustaka Putra Khatulistiwa.
[1] Lasa HS, Manajemen Perpustakaan (
Yogyakarta: Gama Media, 2005), hlm 56
[2]
Hartono, Manajemen Perpustakaan
Sekolah Menuju Perpustakaan Modern dan Profesional (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media,
2016), hlm 46
[3] Ibid, hlm 48
[4] Lasa HS, Manajemen Perpustakaan (
Yogyakarta: Gama Media, 2005), hlm 57
[5] Ibid, hlm. 58-59
[6] Ibid, hlm. 60
[7] Ibid, hlm. 61-62
No comments:
Post a Comment