PROSES PERENCANAAN
DAFTAR ISI
hal
KATA PENGANTAR
…………………………………………………………… i
DAFTAR ISI
…………………………………………………………………….. ii
BAB I PENDAHULUAN
……………………………………………………….. 1
A.
Latar
Belakang ………………………………………………………………... 1
B.
Rumusan Masalah …………………………………………………………….. 1
C.
Tujuan
…………………………………………………………………………. 1
D.
Ruang Lingkup
………………………………………………………………… 2
BAB II PROSES
PERENCANAAN ………………………………………..…… 3
A.
Pengertian
Perencanaan ………………………………………...………...….... 3
B.
Perencanaan
Perpustakaan ..…….……………………………..………....….... 5
C.
Tahap
Dasar Perencanaan ……………………………....………………….…. 6
D.
Proses
Perencanaan …………………………………………………………… 7
BAB III PENUTUP
………………………………………………………………. 10
A.
Simpulan ………………………………………………………………………. 10
B.
Saran …………………………………………………………………………... 10
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………….. 11
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Perencanaan
adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat melalui
urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia. Perencanaan (planning) juga merupakan proses dasar
bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara
mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran
yang hendak dicapai sebelum melakukan proses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam
berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manjemen, terutama dalam
menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi
ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis
dan bukan hanya pada instuisi dan firasat (dugaan).
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi menajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa yang dimaksud dengan
perencanaan?
2.
Bagaimana perencanaan perpustakaan?
3.
Bagaimana tahap dasar perencanaan?
4.
Bagaimana proses perencanaan?
C.
Tujuan
1.
Untuk mengetahui pengertian
perencanaan
2.
Untuk mengetahui perencanaan
perpustakaan
3.
Untuk mengetahui tahap dasar
perencanaan
4.
Untuk mengetahui proses perencanaan
D.
Ruang Lingkup
Di dalam makalah ini, kami hanya membahas tentang pengertian
perencanaan, perencanaan perpustakaan, tahap dasar perencaaan, dan proses
perencanaan.
BAB II
PROSES PERENCANAAN
A.
Pengertian
Perencanaan
Perencanaan
menurut Newman, dikutip oleh Manullang: “Planning is deciding in advance
what is to be done.” Jadi, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa
yang akan dikerjakan. Robbins dan Coulter dikutip dari Ernie Tisnawati
mendefiniskan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan
tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi
tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh
untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga
tercapainya tujuan organisasi. Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan
atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan
arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus
dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya”.[1]
Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan
dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Didalamnya meliputi tempat,
oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata caranya mencapai itu.
Setiap rencana memiliki tiga ciri khas, yaitu (1) selalu berdimensi waktu yang
akan datang atau kemasa depan, (2) selalu mengandung kegiatan-kegiatan tertentu
dan bertujuan tertentu, (3) memiliki alasan, sebab, atau landasan, baik secara
personal, organisasional, maupun kedua-duanya. Mutu perencanaan akan ditentukan
oleh beberapa faktor, seperti pandangan hidup, pengetahuan, dan kemampuan
pribadi perencana (planner). Bagi para perencana
diperlukan sekurang-kurangnya tiga kemampuan berpikir, yaitu :
1.
Berpikir
secara trayektoris, artinya melihat kedepan (futuristis, memperkirakan keadaan,
trayek atau jalan lintas yang akan ditempuh).
2.
Berpikir
secara kualitatif, artinya dapat mengenal, melihat, dan menentukan segala
sesuatu yang akan diperlukan, seperti kebutuhan tenaga manusia, dengan
persyaratan tertentu antara lain kemampuan, keterampilan, jumlah, kebutuhan
dana, sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan.
3.
Berpikir
secara kuantitatif, artinya dapat melihat dimensi-dimensi, mengukur,
menghitung, membuat jadwal, dan berpikir secara matematis.
Perencanaan akan menghasilkan rencana. Bentuk dan wujud
rencana yang praktis dan pragmatis akan sangat mempermudah pelaksanaan dan
pengawasan. Bentuk dasar suatu rencana adalah:
1. Sesuatu rumusan yang akan dicapai
2. Kebijakan sebagai pedoman untuk mengambil
keputusan dimasa yang akan datang
3. Prosedur, metode, dan proses tata kerja dalam
menyelesaikan pekerjaan
4. Program kerja dan jadwal pelaksana kegiatan
secara berurutan
5. Anggaran yang dibutuhkan
6. Jaringan, diagram, desain, pola, dan model
yang dijadikan pedoman untuk menyelesaikan pekerjaan.[2]
Perencanaan merupakan proses dan kegiatan pimpinan
(manajer) yang terus-menerus. Maksudnya setiap kali timbul sesuatu yang “baru”,
baik masalah, hal, situasi maupun kondisi, maka perlu dibuat rencana atau
diperbarui rencana yang sudah ada, dalam bentuk suatu keputusan (decision)
terlebih dulu.kemudian hasil perencanaan baru itu harus diperintahkan untuk
dilaksanakan. Tanpa keputusan dan perintah (komando) tidak akan ada pelaksanaan
dan penyelenggaraan. Tugas yang sulit dalam perencanaan adalah pertama,
mengenai orang, baik dalam arti pribadi, oknum, pelaku, perilaku, kelompok,
grup, maupun masyarakatnya. Kedua, adalah mengenai keterbatasan pada diri manusia
itu sendiri, bahwa ia (mereka) tidak bisa meramal dengan tepat keadaan hari
depan. Dengan demikian maka perencanaan itu dapat kita rumuskan sebagai:[3]
1. Aktivitas
pengumpulan data dan informasi, beserta pemikiran untuk menentukan apa yang akan dicapai, apa yang harus dilakukan,
bagaimana urutannya, fasilitas yang diperlukan.
2. Membuat pasti
untuk dicapai atau dijalankan (faktor penguasaan dan kontrol).
3. Menentukan dan
merumuskan segala apa yang dituntut atau dikehendaki oleh organisasi yang
dipimpinnya.
Sebuah perencanaan yang baik, adalah yang rasional, dapat
dilaksanakan, dan menjadi panduan langkah selanjutnya. Oleh karena itu,
perencanaan tersebut sudah merupakan permulaan pekerjaan yang baik dari proses
pencapaian tujuan organisasi.
B.
Perencanaan Perpustakaan
Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang
(library is the growing organism) memerlukan perencanaan dalam pengelolaan,
meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan
perlengkapan.
Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam
kegiatan organisasi/lembaga. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan
perlu direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas dan
kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan
tingkat pendidikan pemakai.
Tidak kalah pentingnya perencanaan penggalian dana yang
menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan,
denda, jasa fotokopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerjasama
dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek/sponsor.[4]
Mengingat begitu pentingnya perencanaan bagi suatu
perpustakaan, dalam penyusunannya diperlukan pengetahuan dan pengetahuan luas.
Perencanaan ini terkait masalah sumber daya manusia, dana, dan fasilitas lain
sebagai pendukung pelaksanaan. Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan
disebabkan karena hal-hal berikut ini :
1.
Perencanaan
merupakan dasar pelaksanaan aktivitas
Pimpinan perpustakaan
tidak akan mampu melaksanakan fungsi manajemen dan kepemimpinan dengan baik
tanpa perencanaan yang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan memberikan
petunjuk kepada pimpinan perpustakaan mengenai sistem organisasi, prosedur dan
kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan kearah mana
tenaga harus digerakkan untuk melakukan pekerjaan dan tugas-tugas
kepustakawanan.
2.
Perencanaan
merupakan alat pengawasan
Pengawasan sebenarnya
merupakan upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi sesungguhnya
dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya perencanaan akan diketahui
adanya penyimpangan langkah yang kemudian dapat dilakukan pengukuran
signifikasi penyimpangan itu. Oleh karena itu, pengawasan harus
didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap, dan terpadu akan
mampu meningkatkan efektivitas pengawasan.
3.
Perencanaan
yang proporsional akan membawa efektivitas dan efisiensi
Dengan adanya perencanaan,
seorang pimpinan perpustakaan akan berusaha untuk mencapai tujuan dengan biaya
yang paling kecil dan menghasilkan produk (barang/jasa) yang lebih besar. Oleh
karena itu, dalam penyusunan rencana perlu diantisipasi adanya akibat-akibat
yang tidak dikehendaki dan sedapat mungkin dihindarkan atau setidaknya
dikurangi.
C.
Tahap Dasar
Perencanaan
1.
Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang kegiatan
atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif. Tujuan adalah
keadaan masa depan yang diinginkan yang ingin direalisasikan organisasi. Tujuan
adalah penting karena organisasi ada untuk suatu alasan, dan tujuan
mendefinisikan dan menegaskan tujuan alasan tersebut. Rencana adalah cetak biru
untuk pencapaian tujuan dan menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan,
jadwal, tugas, dan tindakan lainnya. Tujuan menentukan tujuan masa depan;
rencana menentukan cara hari ini. Konsep perencanaan biasanya menggabungkan
kedua gagasan tersebut; artinya menentukan tujuan organisasi dan menentukan
untuk mencapainya.
2.
Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak
dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan,
adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan
datang. Setelah keadaan ini dianalisa barulah rencana dapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana lebih lanjutnya. Untuk mendapatkan keadaan saat ini
diperlukan informasi tentang keuangan dan data statistic perusahaan yang
didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
3.
Mengidentifikasi segala kemudahan
dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern
yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin
menimbulkan masalah.
4.
Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan
berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternative-alternatif tersebut dan pemilihan alternative terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternative yang ada.
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan
terdapat pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena berbagai
faktor. Oleh karena itu, kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu
diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi
pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan
semula.[5]
Agar dalam pengembangan perpustakaan dapat dicapai tujuan yang baik,
perencanaan perlu mempertimbangkan sumber daya manusia, bahan informasi, dana,
gedung/ruang, sistem, dan peralatan dengan tetap memperhatikan manajemen dan
keahlian.
D.
Proses
Perencanaan
Perencanaan
terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berpikir
kedepan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului
serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan datang. Berikut ini aktivitas
perencanaan yang dimaksud adalah:[6]
1. Prakiraan
Prakiraan merupakan suatu usaha yang
sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan waktu yang akan datang dengan
penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.
2. Penetapan tujuan
Penetapan tujuan merupakan suatu
aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan
pekerjaan.
3. Pemograman
Pemograman adalah suatu aktivitas yang
dilakukan dengan maksud untuk menetapkan; (a) langkah-langkah utama yang
diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. (b) unit dan anggota yang bertanggung
jawab untuk setiap langkah. (c) urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.
4. Penjadwalan
Penjadwalan adalah penetapan atau
penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam
pekerjaan.
5. Penganggaran
Penganggaran merupakan suatu aktivitas
untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk
aktivitas dan waktu tertentu.
6. Pengembangan prosedur
Pengembangan prosedur merupakan suatu
aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu
pekerjaan.
7. Penetapan dan interprestasi kebijakan
Penetapan dan interprestasi kebijakan
adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan
kondisi mana manajer dan para bawahannya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah
sebagai suatu keputusan yang senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul
berulang demi suatu organisasi.
Berdasarkan aktivitas perencanaan di
atas, berikut ini adalah langkah-langkah penting dalam perencanaan:
1. Menjelaskan permasalahan
Permasalahan harus digambarkan dengan
jelas. Demikian juga permasalahan harus dideskripsikan secara singkat karena
suatu permasalahan yang dirumuskan dengan cara efektif adalah setengah selesai.
2. Usaha memperoleh informasi tentang
aktivitas yang direncanakan
Pengetahuan tentang aktivitas yang akan
direncanakan adalah penting dan perlu untuk perencanaan yang efektif. Hal ini
memiliki pengaruh terhadap aktivitas lain, baik yang bersifat intern maupun
ekstern bagi organisasi. Agar efektif, suatu ektivitas harus didasarkan atas
pengetahuan.
3. Analisis dan klasifikasi informasi
Tiap-tiap informasi diperikasa secara
terpisah dalam hubungannya dengan informasi secara keseluruhan. Hubungan timbal
balik ditunjukkan dan berhubungan dengan perencanaan yang dihadapi, ditemukan,
dan dinilai. Informasi yang diperuntukkan guna menghadapi permasalahan yang
sejenis diklasifikasikan sehingga data yang sama disatukan.
4. Menentukan dasar perencanaan dan batasan
Berdasarkan data yang berhubungan dengan
permasalahan maupun atas dasar pendapat yang dianggap penting untuk menetapkan
rencana, harus disusun prakiraan tertentu.
5. Menentukan rencana berganti
Biasanya terdapat beberapa rencana
berganti untuk menyelesaikan pekerjaan dan berbagai macam alternative
dikembangkan dalam langkah ini. Kecermatan dan kecerdikan serta kreativitas
sering diperlukan untuk memperoleh beberapa rencana yang mungkin.
6. Memilih rencana yang diusulkan
Perlu dipertimbangkan dengan cermat
mengenai ketepatan aktivitas yang dipilih (direncanakan) dengan alokasi biaya
yang akan dikeluarkan. Keputusan dalam hal ini dapat dibuat oleh satu orang
maupun terdiri atas sekelompok orang tertentu.
BAB III
PENUTUP
A.
Simpulan
Perencanaan merupakan titik awal kegiatan perpustakaan
dan harus disusun oleh perpustakaan itu sendiri. Perencanaan berguna untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberi
kerangka pemersatu dan membantu memperkirakan peluang. Dalam penyusunan
perencanaan hendaknya tercakup apa yang akan di lakukan, bagaimana cara
melaksanakannya, kapan pelaksanaannya dan siapa yang bertanggung jawab dan
berapa anggaran yang diperlukan. Dengan demikian perencanaan itu merupakan
langkah yang mendasar dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan.
Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan
karena hal-hal
sebagai berikut: perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas, perencanaan
merupakan alat pengawasan, dan perencanaan yang proporsioanl akan membawa
efektivitas dan efisiensi.
Tahap
dasar perencanaan yaitu, menetapkan tujuan dan serangkain tujuan, merumuskan
keadaaan saat ini, mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.
Proses
perencanaan terdiri
atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berpikir kedepan
dan mengambil keputusan saat ini. Aktivitas perencaan yang dimaksud yaitu,
prakiraan, penetapan tujuan, pemograman, penjadwalan, penganggaran, pengembanga
prosedur, penetapan dan interprestasi kebijakan.
B.
Saran
Kami berharap,
setelah mengetahui definisi perencanaan, perencanaan dalam perpustakaan, tahap
dasar perencanaan, serta bagaimana proses perencanaan itu sendiri, dapat
memberikan pemahaman kepada pembaca tentang bagaimana menjadi seorang pemimpin
yang tentunya selalu melakukan fungsi perencanaan dalam berbagai aktivitas atau
kegiatan dalam berbagai aktivitas aau kegiatan dalam proses kepemimpinannya,
baik pemimpin didalam organisasi, perusahaan, maupun lembaga pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono. 2016. Manajemen Perpustakaan Sekolah Menuju
Perpustakaan Modern & Professional. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta: Gama Media.
Sutarno Ns. 2006. Manajemen perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik,
Jakarta: Sagung Seto.
[1]
Hartono, Manajemen Perpustakaan
Sekolah Menuju Perpustakaan Modern dan Professional (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media,
2016) hlm. 47
[2] Sutarno Ns, Manajemen Perpustakaan: Suatu
Pendekatan Praktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006) hlm. 135-138
[3] Ibid, hlm. 140
[4] Ibid, hlm. 141
[5] Lasa HS, Manajemen Perpustakaan
(Yogyakarta: Gama Media, 2005) hlm. 62
[6] Ibid, hlm. 65
No comments:
Post a Comment