PENGERTIAN PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................... i
DAFTAR ISI...................................................................................................................
ii
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................
1
A.
Latar Belakang .......................................................................................................... 1
B.
Rumusan Masalah .................................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan ...................................................................................................... 1
BAB II PERENCANAAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
A.
Pengertian Perpustakaan ........................................................................................ 2
B.
Tahapan
Perencanaan Perpustakaan ....................................................................... 4
C.
Perencanaan Sarana
Prasarana ................................................................................ 5
D.
Fungsi Peracanaan
Perpustakaan ............................................................................ 6
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan ............................................................................................................ 8
B.
Saran ...................................................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................
9
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar
belakang
Perencanaan
merupakan titik berbagai aktivitas organisasi yang sangat menetukan
keberhasilan suatu organisasi. Perencanaa harus dilakukan oleh perpustakaan
untuk bemberikan arah, menjadi stadar kerja, memberikan kerangka pemersatuan,
dan membantu untuk memperkiraan peluang-peluang (swastha 1990:34). Dengan
adanya perencanaan yang baik seluruh aktifitas organisasi akan dapat diarahkan
untuk menuju suatu titik tujuan yang
jelas. Selanjutnya dengan adanyaperencanaa nyang matang dan jelas akan dapat
dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja seluruh elemen terkait dalam suatu
organisasi dan lembaga. Disamping itu, dengan perencanaa pula dapatdiprediksi
adanya peluang-peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan untuk mencapaitujuan.
Sebagai
langkah awal dalam proses perencanaa perpustakaan antara lain adalah menetapkan
visi dan misi perpustakaan disamping perlu juga memperhatikan factur intermal.
Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi untuk memperjelas arah perpustakaan
dan motivasi seluruh komponen untuk mengambil tindakan kearah yang benar. Denag
adanya visi yang jelas akan ikut membantu koordunasi aktivitas orang-orang
terkait oleh perpustakaan itu. Sementara itu, misi merupakan rumusan kegiatan
yang dilakukan dan hasilnya dapat dihutung, dibuktikan dilihat atau pun
dirasakan (tangible).
B. Rumusan
Masalah
Untuk memudahkan memahami
isi makalah kami, maka kami buat rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apa
pengertian perencanaan perpustakaan ?
2. Bagaimana
tahapan perencanaan perpustakaan ?
3. Bagaimana
perencanaan saranan prasarana ?
4. Apa
fungsi perencanaan perpustakaan ?
C. Tujuan
Penulisan
1. Untuk
memahami pengertian perencanaan perpustakaan
2. Untuk
mengetahui tahapan perencanaan perpustakaan
3. Untuk
mengetahui perencanaan saranan prasarana
4.
Untuk memahami fungsi
perencanaan perpustakaan
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Perencanaan Perpustakaan
Perencanaan merupakan titik awal berbagai
aktivitas organisasi yang sangat menentukkan keberhasilan organisasi.
Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi
standar kerja, memberikan kerangka pemersatu, dan membantu untuk memperkiraan
peluang-peluang (Swastha,1990; 34). Dengan perencanaan yang baik, maka seluruh
aktivitas organisasi dapat diarahkan menuju titik tunjuan yang jelas.[1]
Perpustakaan
sebagai lembaga yang selalu berkembang ( library
is the growing organism) memerlukan perencanaan dalam pengelolaan, meliputi
bahan informasi, sumber daya manusia,daya, gedung atau ruanngan, sistem
perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai,maka tidak jelas tujuan
yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan dan tambannya perkembangan
perpustakaan. Tujuan yang akan dicapai perpustakaan harus jelas. Dalam
penetapan tujuan perlu melibatkan seluruh komponen yang terlibat dengan
kegiatan perpustakaan. Tanpa tujuan yang jelas, akan membuat kerancuan karena
mereka yang melakukan pekerjaan dan tugas tidak mengetahui arah yang akan
dituju.[2]
Perencanaan
perpustakaan adalah suatu proses berfikir menentukan usaha-usaha yang akan
dilakukan pada masa akan datangdalam rangka terselenggaranya perpustakaan
sekolah dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan devinsi diatas, perencanaan
merupakan suatu proses berfikir. Ini berarti bahwa pada waktu membuat
perencanaan guru pustakawan atau seluruh staff perpustakaan sekolah memikirkan
sesuatu.
Guru
pustakawan selaku kepala perpustakaan sekolah, begitu pula seluruh staff
perpustakaan sekolah harus mampu membuat perencanaan pengadaan bahan-bahan
pustaka. Sebab hassil perencanaan merupakan suatu keputusan. Tanpa adanya
keputusan sebagai hasil perencanaan, maka tidak ada dasar untuk melalukan
kegiatan-kegiatan. Begitu pula perencanaan yang kurang tepat akan membuatkan
kegiatan-kegiatan yang kurang tepat pula.[3]
Demikian
pula dalam penyusunan dalam informasi. Perencanaan perlu dipikirkan terutama
sistem yang akan dilakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan
kolesi pengadaan, sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem
klasifikasi, sistem sirkulasi, dan softwer yang akan dipakai. Perlu pula
direncanaan buku-buku yang akan digunakan : misalny, pedoman katalogisasi,
transliterasi,klasifikasi dan lainnya.
Pentingnya
perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-hal berikut ini :
1.
Perencanaan merupakan
dasar pelaksanaan aktifitas
Pimpinan
perpustakaan tidak akan mampu melaksanakan fungsi manajemen dan kepemimpinan
dengan baik tanpa perencanaan yang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai
akan memberikan petunju kepada pimpinan perpustakaan mengenai sistem organisasi,
prosedur dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan
ke arah mana tenaga harus digerakkan untuk dilakukan pekerjaan dan tugas-tugas
kepustakawanan.
2. Perencanaan
merupakan alat pengawasan
Pengawasan
sebenarnya merupakaan upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi
sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya perencanaan
akan diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian dapat dilakukan
pengukuran signifikansi penyimpangan itu. Oleh karena itu pegawasan harus
didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap dan terpandu akan
mampu meningkatkan efektivitas pengawasan.
3. Perencanaan
yang proporsional akan membawa efektivitas dan efisiensi
Dengan
adanya perencanaan, seseorang pimpinan perpustakaan akan berusaha untuk
mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan menghasilkan produk ( barang
dan jasa ) yang lebih besar. Pleh karena itu, dalam penyusunan rencana perlu
diantisipasi adanya akibat-akibat yang akan dikehendaki dan sedapat mungkin
dihindarkan atau setidaknya dikurangi.
Kondisi
perpustakaan di indonesia saat ini belum seperti yang diharapkan. Manajemen
perencanaan yang dikembangkan belum jelas, terarah, dan lengkap. Perkembangan
perpustakaan sementara ini cenderung mengikuti rutinitas aliran. Sistem yang
berlaku masih berpengaruhi oleh sistem politik yang ada. Oleh karena itu, bagi
masyarakat luas, perpustakaan kita belum mampu berfungsi secara optimal sebagai
tempat menggali pengetahuan praktis. Minimnya jumlah koleksi, misalnya akan
menjadi salah satu alasaan belum optimalnya peran perpustakaan dalam menyediakan
informasi kepada masyarakat ( Supriyanto, 2000 :1 ).[4]
B.
Tahapan
Perencanaan
Langkah
awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah menetapan visi, misi, tujuan,
perumusan keadaan sekarang, indentifikasi kemudian dan hamabatan dan
perkembangan perencanaan ( handoko, 1993 :79-80 ).
1. Penetapan
Visi, Misi dan Tujuan
Keberadaan
visi dalam suatu perupustakaan akan berfungsi mempelajarin atau perkenbangan
perpustakaan dan memotivasi seluruh komponen untuk mengambil tindakan ke arah
yang benar. Dengan visi yang jelas akan membantu koordinasi atas kegiatan
orang- orang yang terikat dengan suatu perpustakaan. Pemahaman tentang visi
sering tumpang tindih dengan misi dan tujuan. Bahkan ketiganya sering dianggp
sama. Visi sebenarnyaa merupakan penetapan tujuan jangka panjang suatu
organisasi / lembaga yang bersifat abstrak, mudah dipahami, memiliki pimpinan
bersama anggota lembaga. Adapun misi merupakan penjabaran visi dengan
rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat di ukur,
dilihat, dirasakan maupun dibuktikan. Sedangkan tujuan adalah sasaran yang akan
dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan.
Tujuan perpustakaan harus jelas. Dalam penetapan tujuan perlu melibatkan
seluruh komponen yang terlibat dengan kegiatan perpustakaan. Tanpa tujuan yang
jelas, akan membuat kerancuan karena mereka yang melakukan pekerjaan dan tugas
tidak mengetahui arah yang akan dituju.[5]
2. Perumusan
keadaan sekarang
Keadaan
perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangan maupun kelebihannya. Hal
ini penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada tahap
ini diperlukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang
akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik diperpustakaan itu.
3.
Identifikasi kemudahan
dan kehambatan
Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang
dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Adapun segala
sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain berupa modal, koleksi,
sumber daya manusia, partisipasi anggota dan lainnya. Kekurangan yang dapat
menjadi hambatan pengembangan perpustakaan pun perlu diketahui dan segera di
atasi. Apabila kekurangan itu dikelola dengan baik justru akan menjadi
kekuatan. Elemen- elemen yang dianggap sebagai kekurangan itu antara lain
minimnya dana, ruang yang sempit, minat baca rendah, atasan yang kurang
memperhatikan koleksi sedikit dan lain sebagainya.
4.
Pengembangan perencanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan
terdapat pengembangan prosedur, alat, dana maupun tenaga karena berbagai
faktor. Oleh karena itu, kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu
diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak menjadi
pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan
semula.[6]
C.
Perencanaan
bidang saranan prasarana
Seluruh
kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki
perlengkapan yang memadai. Sarana dan prasarana seperti gedung, atau ruang,
membeler, media komukasi dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini
mungkin. Hal itu, perlu diperhatikan karena kenyamanan dan kelancaran
tugas juga dipengaruhi oleh penyediaan
sarana dan prasarana itu.[7]
Dalam perencanaan sarana dan prasarana
perlu memperhatikan beberapa hal agar tidak terjadi pemborosan dan agar terjadi
kesesuaian perabot dengan yang dilakukan pekerjaan, langkah-langkah itu adalah
:
1.
Pencatatan perabot yang
telah dimiliki
Perlu diinventaris perabotan yang telah
dimiliki, mengenai jenis, spesifikasi dan jumlahnya. Beberapa kira-kira perabot yang masih bisa
digunakan, berapa yang harus diperbaiki dan berapa yang harus diganti baru.
Inventarisasi ini penting, karena denngan data ini dapat digunakan sebagai
bahan pengambilan keputusan dalam perencanaan saranaan prasarana perpstakaan.
2.
Ketersediaan ruang
Perlu diketahui secara pasti luas ruang,
ventilasi, warna, pencahayaan dan tinggi rendahnya ruang. Unsur-unsur ini
diperlukan sebagai bahan pertimbangan penentuan jenis perabot, ukuran,
psesifikasi, model dan warnanya.
3.
Spesifikasi perabot
Perabot-perabot yang diperlukan perpustakaan
di catat spestifikasinya, ukuran, ciri khas, merk, bahan, warna, kemampuan,
ketahanan dan lainnya. Masalahnya ini perlu diperhatikan agar harmonisasi
perabot dengan ruangan yang tersedia.
4.
Rencana tata ruang
perpustakaan
Perpustakaan sebagai lembaga informasi
harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan
masyarakatnya. Dengan demikian perlu dipikirkan sistem tataruang dengan cermat.
Dimasa depan kiranya tidak harus memikirkan perluasan ruangan, tetapi perlu
direncanakan pemanfaatan teknologi informasi seperti, CD ROOM, INTERNET, FILM,
MIKRO, E_JOURNAL, E- BOOKS dan lainnya.
Sebagaimana diketahui bahwa dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan diperlukan kenyamanan, keselamatan dan
keamanan kerja. Manusia sebagai pendukungan utama kegiatan perpustakaan jangan
sampai mereka menanggung resiko ( efek negatif ) sebagai akibat pelaksanaan
pekerjaan.
D.
Fungsi
perencanaan
Perencanaan
yang merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai,
tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yang cepat, dan orang-orang
yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Perencanaan yang matang berfungsi
untuk :
1. Membantu
tercapainya tujuan
Perencanaan
perpustakaan harus dapat membantu secara positif ke arah tercapainya tujuan
jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang.
·
Perencanaan jangka pendek
( Short Term Planning ) jangka yang waktunya kurang maksimal satu tahun.
Perencanaan jangka pendek tahuan (annual Plan ) disebutkan juga perencanaan
oprasional tahunaan. (annual operasional planning) contohnya : proyek- proyek.
·
Perencanaan jangka
menengah ( Medium Term Planning ) perencanaan ini meliputi jangka waktu antara
tiga sampai dengan delapan tahun.di indonesia umumnya lima tahun. Perancanaan
jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang
walaupun perencanaan jangka menengah ini masih bersifat umum, tetapi sudah
ditampilkan sasaran- sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif. Contohnya :
propeda
·
Perencanaan jangkah
panjang (Long Term Planning ) perancanaan ini meliputi jangka waktu sepuluh
tahun keatas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang
bersifat kuantitatif, tetapi lebih kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan
ideal yang diingginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental.
Contohnya : propenas.
menengah Oleh karena itu, suatu
perencanaan harus dilaksanakan secara kontinu. Disamping itu dalam perencanaan
jangka pendek harus di arahkan untuk menunjang rencana jangka panjang.
Pada umumnya orang cenderung gamang dan
ragu-ragu terhadap masa depan yang penuh ketidakpastian. Dengan perencanaan
yang disusun berdasarkan alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam,
keraguan-raguan itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan.
2.
Tercapainya efektivitas
dan efisien
Efektivitas
menunjukkan kemampuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat
untuk mencapai tujuan. Peter drucker ( Handoko, 1993:7 ) menyatakan bahwa
efektivitas adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat
diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak
daripada pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah
ini berati menunjukkan adanya, penghematan, baik dari segi tenaga maupun biaya.
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Dari
uraian di atas dapat di ambil kesimpulan bahwa perencanaan perpustakaan adalah
suatu proses berfikir menentukan usaha-usaha yang akan dilakukan pada masa akan
datang dalam rangka terselenggarannya perpustakaan sekolah dengan
sebaik-baiknya. Langkah – langkah dalam proses perencanaan perpustakaan
diantaranya penetapan visi, misi dan tujuan, perumusan keadaan sekarang,
identifikasi kemudian dan hambatan dan pengembangan perencanaan.
Dalam
perencaan sarna dan prasarana perlu memperhatikan beberapa hal agar tidak
terjadi pemborosan dan agar terjadi kesesuaian perabot dengan ruangan dan orang
yang melakukan pekerjaan, langkah-langkah itu antara lain pencatatan perabot
yang telah dimiliki, ketersediaan ruangan, spesifikasi perabot dan rencana tata
ruang perpustakaan.
Manajemen
hanyalah sekedar alat untuk mengelola perpustakaan. Banyak faktor- faktor lain yang menentukan
keberhasilan suatu perpustakaan seperti kualitas sumberdaya manusia, dana,
fasilitas atau sarana dan prasarana dan lain-lain. Kualitas sumberdaya manusia
mungkin menjadi salah satu faktor yang sangat penting. Faktor- faktorr yang
lain dapat dikembangkan dan dicari jika kualitas sumberdaya manusia di
perpustakaan dapat mendukung untuk melakukan hal-hal tersebut.
B.
SARAN
Demikian
makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami,
sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan untuk itu kritik dan
saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini, untuk
perbaikan dimasa-masa mendatang . walaupun makalah ini masih sangat kurang dari
kesempurnaan , harapan kami semoga bermanfaat bagi para pembaca.
DAFTAR
PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim, pengelolaan perpustakaan sekolah, Jakarta
: Bummi Aksara,2009.
H.S Lasa, Manajemen perpustakaan, Yogyakarta : Gema Media, 2008.
Lasa, manajemen perpustakaan, Yogyakarta
: Pinus Publiser, 2009.
[1] Lasa H S. Manajemen perpustakaan, Jakarta: Majelis
Pustaka, 2000.hal 56
[2]Ibid, hal.62
[3]Ibrahim
Bafadal,pengelolaan perpustakaan sekolah,
Jakarta: Bummi Akasara,2009.hal 32
[4]Ibid, hal. 34
[5]Lasa H.S, manajemen perpustakaan,Yogyakarta:
gema media, 2008, hal.61
[6]Ibid, hal. 62
[7]Ibid, hal.58
No comments:
Post a Comment