ARSIP
DINAMIS DAN STATIS
DISUSUN
OLEH:
DINDA
APRILLIA
FIRA
ANANDA
MAYALIANA
KELOMPOK:
1
PRODI
ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS
ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
TAHUN
AKADEMIK 2018/2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan
atas bagi kehadirat Allah SWT karena
berkat rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah kami tepat pada
waktunya. Tak lupa, sholawat serta salam semoga senantiasa terlimpah kepada
junjungan kita nabi Muhammad SAW.
Makalah ini dibuat untuk
memenuhi tugas kelompok untuk mata kuliah Manajemen Arsip pada semester II
dengan mengangkat tema “Arsip Dinamis dan Statis”. Diharapkan, makalah ini
dapat menambah pengetahuan pembaca mengenai arsip dinamis dan statis.
Mungkin dalam penyusunan
makalah ini, terdapat banyak kesalahan di dalamnya, maka dari itu kami harapkan
kritik serta saran yang membangun sehingga di kemudian hari akan menjadi lebih
baik. Kami berharap agar makalah ini akan bermanfaat bagi pembaca.
Medan, 28 Maret 2019
Disusun oleh,
Kelompok
1
DAFTAR
ISI
Hal
KATA
PENGANTAR................................................................................................................. i
DAFTAR
ISI.............................................................................................................................. ii
BAB
I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang...................................................................................................................... 1
B.
Rumusan Masalah................................................................................................................. 1
C.
Tujuan .................................................................................................................................. 1
BAB II ARSIP STATIS DAN DINAMIS
A.
Pengertian Arsip .................................................................................................................. 2
B.
Arsip Dinamis ...................................................................................................................... 3
C.
Arsip Statis ........................................................................................................................... 8
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan......................................................................................................................... 16
B.
Saran................................................................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................... 17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut pasal 1angka 2
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga,
Negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam makalah ini dibahas tentang arsip
dinamis dan arsip statis.
Setiap organisasi harus
berusaha mengelola arsip dengan baik. Untuk mengelola arsip diperlukan
kemampuan manajemen atau pengelolaan yang profesional. Disamping itu juga perlu
diperhatikan keprofessionalan atau kompetensi sumber daya manusia agar arah kegiatan
pengelolaan arsip sesuai dengan visi yang diinginkan secara efektif dan
efisien.
B.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka dalam rumusan masalah daalm
makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Apa
pengertian arsip?
2. Apa
pengertian arsip dinamis dan arsip statis ?
3. Apakah
kriteria atau ciri-ciri arsip dinamis dan arsip statis?
4. Bagaimana
pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis?
5. Apakah
fungsi arsip dinamis dan arsip statis?
C.
Tujuan
Berdasarkan rumusan maalah diatas maka makalah ini memiliki
tujuan sebagai berikut:
1. Untuk
mengetahui pengertian arsip.
2. Untuk
mengetahui pengertian arsip dinamis dan arsip statis.
3. Untuk
kriteria atau ciri-ciri arsip dinamis dan arsip statis.
4. Untuk
mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
5. Untuk
mengetahui fungsi arsip dinamis dan arsip statis.
BAB II
ARSIP DINAMIS DAN STATIS
A.
Pengertian
Arsip
Setiap pekerjaan dan
kegiatan di organisasi memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber
data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi
mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai pada kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan. arsip diolah, baik secara
manual maupun berbasis elektronik, menjadi suatu informasi yang digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan. Arsip menurut jenisnya terbagi menjadi dua
bagian yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Di Belanda, arsip dikenal dengan istilah archief, di Inggris dikenal dengan
istilah records, di Yunani dikenal
dengan istilah archives, dan di
Amerika dikenal dengan istilah records
atau archives. Kata-kata tersebut menandung arti yang sama, yaitu catatan
tertulis yang disimpan. Secara sederhana arsip memiliki arti record, rekam, rekaman, catatan atau
berkas yang diciptakan oleh sebuah organisasi bagi organisasi publik maupun
privat.
Menurut Choiriyah dalam istilah bahasa Indonesia,
istilah arsip biasanya disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan
tertulis yang tercipta dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu objek (pokok persoalan) maupun peristiwa
yang dibuat sebagai bahan ingatan bagi penggunanya
Adapun definisi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43
tahun 2009 tentang Kearsipan (Republik Indonesia, 2009), arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat. berbangsa, dan
bernegara, sedangkan Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Menurut Rick dalam
Menurut fungsinya arsip terbagi menjadi dua jenis, yaitu
dan arsip dinamis atau rekod (record) dan
arsip statis (archive).
B. Arsip Dinamis
1. Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis (Record)
adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu karena masih memiliki nilai guna
primer (UU No. 43 Tahun 2009). Adapun pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang
meliputi pemciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip
Menurut Sulistyo Basuki dalam
Menurut
Arsip dinamis atau rekod terdiri dari arsip aktif,
in-aktif dan vital. Yang dimaksud dengan arsip dinamis aktif merupakan arsip
yang masih sering digunakan untuk kegiatan administrasi dengan kata lain
frekuensi penggunaannya tinggi dan terus-menerus, kemudian arsip dinamis inaktif
adalah arsip yang sudah jarang digunakan untuk kegiatan administrasi atau
frekuensi penggunaannya telah menurun, sedangkan arsip vital merupakan arsip
yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang (Republik Indonesia, 2009).
Contoh arsip dinamis adalah surat kerjasama
perusahaan, jadwal pelajaran, jadwal kerja, daftar kehadiran dan lain
sebagainya. Misalnya dalam sebuah instansi perkantoran memiliki beberapa
prosedur yang telah ditetapkan oleh sebuah perusahaan dalam mencapai tujuannya,
salah satu prosedur tersebut, baik dari tingkat bawahan sampai tingkat atasan
(bos) sampai tingkat bawahan (karyawan) diwajibkan untuk selalu hadir di setiap
jadwalnya masing-masing, dan untuk mengetahui kehadiran tersebut dilakukan
dengan cara pengabsenan.
2. Fungsi Arsip Dinamis
1)
Sebagai Sumber Ingatan atau memori. Arsip
yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian
informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau
menemukan kembali informasi. Informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2)
Sebagai Bahan Pengambilan Keputusan. Pihak
manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi
yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam
berbagai media, baik media elektronik ataupun non elektronik.
3)
Sebagai Bukti atau Legalitas. Arsip yang
dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau
bukti-bukti apabila diperlukan.
3. Tujuan Arsip Dinamis
Dalam Undang-Undang No.
43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip dinamis dikatakan
sebagai arsip yang dipergunakan secara Iangsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara Iangsung
dalam penyelenggaraan administrasi egara. Dengan kata lain, arsip dinamis
adalah arsip milik organisasi pemerintah dan/atau swasta yang masih
dipergunakan dalam rangka melaksanakan fungsi dan kegiatan organisasi tersebut.
Oleh karena itu, tujuan
pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi adalah untuk menciptakan efisiensi
kerja dalam hal penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi untuk
menunjang Pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan
bukti kebijaksanaan, dan kegiatan organisasi. Termasuk di dalamnya suatu upaya
untuk menjamin terpeliharanya legalitas, professionalisme, dan
pertanggungjawaban organisasi.
4. Ciri-ciri Arsip Dinamis
Menurut Yayan Daryan
(2015) dalam
1) Masih
egara dan berlaku secara Iangsung serta diperlukan clan dipergunakan dalam
penyeIenggaraan administrasi sehari-hari.
2)
Senantiasa masih berubah nilai dan artinya
menurut fungsinya.
3) Pada
dasarnya bersifat tertutup sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus
mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
Selain ciri-ciri
tersebut, untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan
sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, pengelolaan arsip
dinamis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut.
1)
andal, yaitu sistem pengelolaan arsip
harus dapat digunakan ketika arsip dibutuhkan
2)
sistematis, yaitu sistem pengelolaan arsip
harus dapat menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip secara sistematis.
Pelaksanaan penciptaan sampai dengan penyusutan arsip harus tersistematisasi
melalui desain dan pengoperasian sistem pengelolaan arsip dan sistem kerja
3)
Utuh, yaitu sistem pengelolaan arsip
dilakukan dengan tindakan egara seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna,
serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses,
pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak
4)
Menyeluruh, yaitu sistem pengelolaan arsip
harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan
organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip, den
5)
Sesuai dengan norma, standar, prosedur,
dan Negaranya, yaitu sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan
ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang-undangan,
termasuk norma, standar, prosedur, dan egaraa teknis yang terkait (UU No. 43
tahun 2009).
5.
Ruang
Lingkup
Ruang lingkup pengelolaan
arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan inaktif.
1)
Arsip
Vital
Arsip vital adalah arsip
yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu organisasi. Dalam PP
No. 28 tahun 2012 disebutkan arsip vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Karena
keberadaan arsip vital penting, setiap organisasi wajib melindungi keberadaan
arsip vital tersebut. Contoh arsip vital
adalah sertifikat tanah, sertifikat pendirian gedung, Surat MoU dan lain
sebagainya.
2) Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunanya
tinggi dan akan terus-menerus. Tingginya frekuensi penggunaan terhadap arsip
aktif menyebabkan arsip aktif sebagai bagian atau unsure penting dalam
mendukung kelancaran pekerjaan dan mendukung proses pengambilan keputusan
3) Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah
arsip yang syudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan
sehari-hari/ arsip yang tidak secara langsung dan tidak digunakan terus-menerus
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya telah menurun (UU No. 43 tahun 2009). Ukuran penurunan
frekuensi penggunaan arsip pada umumnya merujuk pada batas tertentu frekuensi
penggunaan arsip dalam satu tahun. Apabila arsip yang satu tahun dirujuk Iebih
dari batas itu, berarti arsip aktif. Sebaliknya, apabila arsip yang satu tahun
dirujuk kurang dari batas itu, berarti termasuk arsip inaktif. Fungsi arsip
inaktif berbeda dengan arsip aktif. Arsip inaktif berfungsi sebagai referensi
atau rujukan saja, sedangkan arsip aktif berfungsi sebagai rujukan dan dapat
digunakan sebagai alat penyelesaian dalam proses administrasi. Dengan demikian,
pada umumnya arsip inaktif hanya dibutuhkan informasinya dalam rangka
penyusunan atau pelaksanaan kegiatan organisasi (ANRI: Modul Manajemen Arsip
Inaktif, 2009: 5). Contoh arsip inaktif adalah rapot siswa.
6. Pengelolaan Arsip Dinamis
Berkaitan dengan
pengelolaan arsip dinamis, kegiatan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
terdapat dalam UU No. 43 tahun 2009 meliputi empat hal, yaitu: Penciptaan
arsip, Penggunaan arsip, Pemeliharaan arsip dan Penyusutan arsip.
Penciptaan arsip adalah
kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui kegiatan merekam informasi
dalam media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan
fungsi dan tugas organisasi maupun kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan
arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu). Dengan
demikian, penciptaan arsip terjadi atas dasar pembuatan arsip dan penerimaan
arsip yang berasal dari luar organisasi
Penggunaan arsip adalah
kegiatan untuk menyajikan aiau pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi
dan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan
arsip.
Pemeliharaan arsip
dinamis dilakukan melalui kegiatan: (1) pemberkasan arsip aktif, (2) penataan
arsip inaktif, (3) penyimpanan arsip, dan (4) alih media arsip (PP No. 28 tahun
2012).
Adapun penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip yang disebabkan oleh frekuensi penggunaannya
telah menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak bernilai guna. Instrumen yang
dibutuhkan dalam kegiatan penyusutan arsip adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan, dan
penyerahan arsip statis.
C. Arsip Statis (Archives)
1. Pengertian Arsip Statis
Arsip statis (archives) diidentikkan sebagai arsip
permanen, yaitu arsip yang memiliki nilai berkelanjutan (continuing value)
dan/atau arsip yang karena ketentuan hukum tidak boleh dimusnahkan
Arsip statis dalam UU No.
43 tahun 2009 didefenisikan sebagai arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
Undang-Undang Nomor 43
tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 9 ayat (4) mewajibkan lembaga kearsipan
mengelola arsip statis sesuai kewenangannya. Pengelolaan arsip statis pada lembaga
kearsipan ditujukan untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Lembaga kearsipan sesuai
dengan kewenangannya melaksanakan pelayanan arsip statis berdasarkan Norma,
Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) pelayanan yang ditetapkan oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan menyediakan fasilitas untuk
kepentingan akses sesuai, dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Contoh arsip statis
yaitu, Surat Lamaran Kerja, KTP, Kartu Keluarga (KK) dan lain sebagainya.
Misalnya seseorang melamar pekerjaan di sebuah perusahan, dimana salah satu
syaratnya adalah mencantumkan Surat lamaran Kerja. Apabila diterima, Surat
Lamaran Kerja ini bertujuan untuk dijadikan pembuktian, dipakai sebagai arsip
karyawan di perusahaan tersebut atau lainnya, setelah itu penggunaan Surat
lamaran Pekerjaan tidak digunakan lagi.
2. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip
Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian
arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam
suatu sistem kearsipan nasional.
Menurut Perka ANRI No. 31
tahun 2011. pengelolaan arsip statis meliputi:
1)
Akuisisi arsip statis, adalah proses
penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan
melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan. (PP No. 28 tahun 2012).
2)
Pengolahan arsip statis Pengolahan arsip
statis merupakan kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip
statis, dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis (PP No. 28 tahun
2012).
3)
Preservasi arsip statis Preservasi atau pelestarian
adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap
kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi)
bagian arsip yang rusak (Perka ANRI, 2011).
4)
Akses arsip statis, adalah ketersediaan
arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip (PP No. 28 tahun
2012).
3. Kriteria Arsip Statis
Menurut Bambang P.W.T.
(2012), kriteria arsip statis, yaitu sebagai berikut:
1. Tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip
2. Sudah
ditetapkan atau dinyatakan sebagai arsip statis melalui proses seleksi atau
penilaian
3. Mengutamakan
arsipnya memiliki tingkat perkembangan asli, khusus yang nonkertas harus
copyrigth-nya
4. Masih
bisa dibaca dan tidak rusak total (masih bisa dilakukan restorasi)
5. Hindari
duplikasi.
Menurut Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan. Namun untuk menetapkan sebagai “Arsip Statis”, secara tegas harus
ditentukan nilai gunanya sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang
berlaku (PP No. 34 Tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983
Tentang Pedoman Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip). Adapun Kriteria Arsip Statis antara
lain:
1. Arsip Statis sebagaimana dimaksud Undang
– Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
2.
Arsip yang sudah
tidak dipergunakan dalam
penyelenggaraan kegiatan (Non Current), yang sudah tidak memiliki nilai guna
primer tetapi memiliki nilai guna sekunder.
3.
Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau
kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan memiliki nilai guna
kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai pertanggungjawaban (baik nasional
maupun daerah).
4.
Arsip Statis yang
bernilai Guna Sekunder terdiri dari arsip bernilai evidensial dan
arsip yang bernilai guna informasional.
5.
Arsip statis yang
bernilai guna evidensial adalah arsip yang dapat menggambarkan tentang
terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan
kegiatan substansional serta hasil-hasilnya.
6.
Arsip Statis yang
mempunyai nilai guna informasional adalah
arsip yang mengandung informasi bagi kepentingan peneliti
dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau organisasi penciptanya.
7.
Arsip Statis Untuk
Organisasi Kemasyarakatan dan
Partai Politik terutama
sekali yang sangat berperan dan berpengaruh dalam mengatur jalannya roda
pemerintahan baik secara nasional maupun internasional.
8.
Arsip Statis untuk
Perorangan atau individu tertentu
yang mempunyai andil pada kehidupan kebangsaan.
9.
Dalam Menentukan
Arsip Statis lebih diutamakan arsip asli, bila tidak ada baru ke
tingkat Salinan, tembusan atau copy.
10. Bagi Arsip kurun maktu tertentu yang dipandang
langka,
maka bisa melepaskan pendekatan nilai guna: Misalnya arsip masa kolonial, Arsip
Masa Pendudukan Jepang dan Arsip Sekitar Proklamasi Kemerdekaan.
11. Arsip Statis Pada dasarnya terbuka untuk umum terkecuali apabila
ditentukan lain berdasarkan perjanjian atau dinyatakan tertutup berdasarkan hak
pribadi warga Negara dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
4. Fungsi Arsip Statis
Undang-Undang No. 43
tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis
dilaksanakan untuk menjamin arsip sebagai penanggungjawaban nasional bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut Perka ANRI No. 27
tahun 2011, pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan memiliki beberapa
fungsi, antara lain sebagai:
1) Memori
kolektif, identitas, dan jati diri bangsa
2) Bahan
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
3) Sumber
informasi publik.
Sedangkan
menurut Bambang P.W.'1'. (2012) dalam
1) Sebagai
memori kolektif bangsa (lembaga negara, swasta, dan perorangan)
2) Sebagai
bahan penelitian dan ilmu pengetahuan
3) Sebagai
pembuktian sah di pengadilan
4) Sebagai
sarana penelusuran silsilah
5) Untuk
memelihara aktivitas hubungan masyarakat
6) Digunakan
untuk kepentingan politik dan keamanan
7) Sebagai
penyebaran informasi ke masyarakat
8) Surnbangan
dalam pembinaan kepribadian nasional.
5. Tahapan Pengolahan Arsip Statis
Berdasarkan ANRI: Modul Akuisisi Arsip (1999: 28-38),
pengolahan arsip statis dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.
1) Survei dan Identifikasi Arsip
Survei dan identifikasi
arsip. Penyusunan daftar arsip statis dimulai dari kegiatan identifikasi
informasi arsip statis yang akan diolah dan dibuat sarana bantu penemuannya.
Identifkasi informasi arsip Statis dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang
berkaitan dengan pencipta arsip, sistem penataan, jenis arsip, kurun waktu,
jumlah/volume, dan kondisi fisik.
2) Pembuatan Skema Sementara Pengaturan
Arsip
Skema arsip merupakan susunan
kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subjek atau fungsi-fungsi organisasi
atau klasifikasi arsip organisasi bagi yang telah memiliki sistem penataan
arsipnya. Misalnya, kepegawaian, keuangan, dan lain-lain.
3) Rekonstruksi Arsip
Rekonstruksi arsip adalah kegiatan mengembalikan
penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya. Kegiatan ini
dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam setiap, susunan file
dalam setiap series, dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip
yang lain dalam grup arsip. Terhadap arsip yang sudah disusun sesuai dengan
aturan asli tidak perlu dilakukan rekonstruksi arsip. Aturan asli tersebut harus
tetap dipertahankan. Adapun terhadap arsip yang susunannya sudah mengalami
perubahan perlu dilakukan rekonstruksi arsip.
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam rekonstruksi
arsip adalah sebagai berikut:
b.
Pemilahan untuk memisahkan arsip dengan
non-arsip
c.
Pengelompokan arsip berdasarkan asas provenance
d.
Penyusunan lembaran arsip ke dalam file
sesuai dengan filling system yang
berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order). Penyusunan file-file ke dalam series arsip
dilaksanakan secara sistematis.
4) Deskripsi Arsip dan Pemberian Nomor
Sementara
Deskripsi arsip adalah kegiatan perekaman informasi
setiap series arsip. Deskripsi arsip dapat mengacu pada standar deskripsi yang
berlaku secara nasional dan lnternasional. Akan tetapi, deskripsi arsip statis
dapat menggunakan unsur-unsur unit informasi arsip sekurang-kurangnya memuat
hal-hal berikut:
a.
Informasi Series. yaitu isi ringkas yang
terkandung dalam series arsip. Unsur lni harus dituangkan dalam uraian yang
jelas dan dapat menggambarkan informasi arsip secara lengkap dan singkat.
Misalnya, perencanaan pegawai, pengangkatan Pegawal, pembinaan pegawai,
kesejahteraan, pensiun, dan lain-lain.
b.
Kurun Waktu Arsip. Setelah isi informasi,
perlu dituangkan kurun waktu arsip tersebut diciptakan. Kurun Waktu itu dapat
dalam bentuk waktu seperti tahun atau bulan dan tanggal. Misalnya. 1980-1985.
c.
Bentuk Redaksi, yaitu bentuk atau format
informasi dan fisik arsip bersangkutan. Misalnya, laporan, surat-surat,
memorandum. risalah rapat, dan lain-lain.
d.
Tingkat Keaslian, berkaitan dengan
autentisitas (dari organisasi yang berwenang), keabsahan sah secara hukum, dan
kesahihan (data atau informasi tepercaya) suatu arsip. Misalnya, asli, salinan,
tembusan atau copy.
e.
Kondisi Arsip. Keterangan kondisi arsip
diperlukan untuk memberitahukan keadaan arsip dalam kaitannya dengan
karakteristik fisik ataupun keadaan lainnya. Misalnya, kertas berlubang, gambar
memudar, arsip rusak, arsip sobek, dan Iain-lain.
f.
Jumlah Arsip. Deskripsi ini menjelaskan
jumlah arsip yang dideskripsikan. Misalnya, 1 folder, 4 sampul, 2 bungkus, dan
lain-lain.
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu
deskripsi. Kartu deksripsi ini dapat dibuat dari kertas HVS dilipat dan
dipotong menjadi 4 kartu deskripsi. Penuangan deskripsi arsip dalam kartu
deskripsi di samping memerhatikan unsur-unsur deskripsi, perlu ditambahkan juga
keterangan tentang kode pembuat deskripsi dan unit kerja asal arsip. Hal ini
diperlukan karena kegiatan deskripsi diperlukan dalam penataan arsip yang
volume arsipnya banyak dan dikerjakan Iebih dari dua orang. Dengan deksripsi
arsip dalam kartu deskripsi, dapat memudahkan pengecekan kesalahan atau
ketidakjelasan penuangan unsur-unsur deskripsi yang dilakukan oleh setiap
petugas arsip.
|
Keterangan:
* Unit kerja
asal arsip
** Kode pendeskripsi arsip (IY
= Iis Yulianti) dan nomor pendeskripsian (nomor sementara)
*** Bentuk redaksi
**** Isi ringkas informasi arsip
Kurun waktu arsip Kondisi arsip
***** Tingkat keaslian
****** WW
******* Jumlah arsip
5) Pembungkusan Arsip.
Arsip yang telah selesai ditata, selanjutnya dibungkus (packing) dengan kertas omslag, kemudian diikat dengan tali.
6) Entri dan Pengolahan Data.
Memasukkan data hasil deskripsi ke dalam Program komputer, urutannya sesuai
dengan yang ada pada skema Pengaturan arsip (definitif) yang telah dipersiapkan
sebelumnya sehingga masalah yang sama dapat disatukan dengan mudah.
7) Pembuatan Skema Definitif.
Pembuatan skema denitif berasal dari skema sementara yang telah dibuat. Hasil
verifikasi terhadap skema sementara menghasilkan skema definitif pengaturan
arsip.
8) Draft Sarana Bantu Penemuan Kembali.
Merupakan hasil akhir dari suatu kegiatan pengolahan arsip Statis yang bentuk
buku, dan sebagai panduan atau sarana bantu jalan masuk dalam penemuan kembali
arsip bagi peneliti. Sarana temu kembali arsip mencakup setiap deskripsi atau
referensi yang dibuat atau diterima oleh lembaga kearsipan dalam usaha
melaksanakan pengawasan/pengaturan administratif ataupun intelektual terhadap
seluruh khazanah arsip. Sarana bantu penemuan kembali arsip statis, antara
lain:
a. Daftar
Arsip, yaitu sarana penemuan kembali arsip statis berupa daftar yang berisi
unit informasi arsip hasil deskripsi dari sekelompok atau grup arsip
b. Inventaris
arsip, yaitu salah satu sarana penemuan kembali arsip statis yang berupa
susunan hasil deskripsi arsip secara menyeluruh dan dilengkapi sejarah
organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengaturannya. indeks serta
lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan arsip tersebut
c. Indeks,
yaitu salah satu sarana penemuan kembali arsip, dengan menggunakan kata
tangkap, seperti nama orang, geografi (nama tempat), kejadian, masalah;
d. Agenda,
yaitu sarana penemuan arsip yang didasarkan pada pencatatan surat masuk atau
keluar.
9) Manuver fisik dan Penomoran. Arsip
yang telah disusun dengan deskripsi arsipnya kemudian diolah (dimanuver):
dikelompokkan, dan disusun kembali sesuai dengan klasifikasinya
10) Penataan Arsip Statis. Menurut
International Standard Archival Description (ISAD), penataan arsip statis
dilakukan berdasarkan struktur penataan, yaitu: fonds (grup), series, berkas
(file), dan item. Fonds adalah seluruh arsip yang dimiliki oleh pencipta arsip
apa pun bentuk dan medianya. Proses penataan arsip pada umumnya meliputi
kegiatan pengepakan (packing), labeling, dan penataan dalam rak/lemari (shelving).
Pada arsip berbasis kertas, pengepakan dilakukan dengan menggunakan boks-boks
arsip yang harus sesuai dengan standar kearsipan dan sesuai dengan materi arsip
yang akan disimpan di dalamnya. Proses labeling meliputi:
a.
Labeling pada arsip, yaitu pemberian label
dicantumkan pada kertas, ukurannya disesuaikan dengan ukuran boks.
b.
labeling pada boks, yaitu kegiatan
pemberian identitas pada boks arsip. Label tersebut pada umumnya terdiri atas
nama pencipta arsip, nomor arsip sesuai dengan nomor definitive dan nomor boks
arsip.
11) Pembuatan Sarana Bantu Penemuan
Kembali Arsip. Kegiatan terakhir dari pengelolaan arsip
statis adalah membuat Finding aids. Sarana temu kembali arsip mencakup
setiap deskripsi atau referensi yang dibuat atau diterima oleh lembaga
kearsipan dalam usaha melaksanakan pengawasan atau pengaturan administram
ataupun intelektual terhadap seluruh khazanah arsip. Sarana bantu penemuan
kembali arsip statis meliputi hal-hal berikut.
a.
Daftar arsip, yaitu sarana penemuan
kembali arsip statis yang berupa daftar yang berisi unit informasi arsip hasil
deskripsi dari sekelompok atau grup arsip.
b.
lnventaris arsip, yaitu salah satu sarana
penemuan kembali arsip statis yang berupa susunan hasil deskripsi arsip secara
menyeluruh dan dilengkapi sejarah organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban
pengaturannya, indeks serta lampiranlampiran yang mendukung dalam pengaturan
arsip tersebut.
c.
Guide, yaitu berisi tentang sejarah
ringkas setiap lembaga pencipta arsip yang ada, jumlah arsip, dan data
arsipnya. Guide merupakan garis besar dari setiap daftar atau inventaris.
d.
Indeks, yaitu salah satu sarana penemuan
kembali arsip, dengan menggunakan kata tangkap, seperti nama orang, nama
tempat, kejadian, masalah.
e.
Agenda, yaitu sarana penemuan arsip yang
didasarkan pada pencatatan surat masuk atau keluar.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat. berbangsa, dan bernegara.
Arsip menurut jenisnya terbagi menjadi dua
yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip
dinamis (Record) adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu karena masih memiliki nilai guna primer. Arsip
dinamis atau rekod terdiri dari arsip aktif, in-aktif dan vital. Arsip statis
merupakan arsip yang disimpan karena memiliki nilai kesejarahan di pusat atau
lembaga kearsipan sebuah institusi induk, baik perguruan tinggi, pemerintah
maupun lembaga negara
Arsip vital adalah arsip
yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu organisasi. Arsip
aktif adalah arsip yang frekuensi penggunanya tinggi dan akan terus-menerus.
Arsip
inaktif adalah arsip yang syudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari/ arsip yang tidak secara langsung dan tidak digunakan
terus-menerus digunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
B. Saran
Sesuai kesimpulan di atas
penulis menyarankan agar kita sebagai mahasiswa/i program studi ilmu
Perpustakaan untuk mengetahui dan mempelajari apa ituArsip dinamis dan statis
serta bagaimana pengelolaannya. Karena selain mengelolah buku-buku pustakawan
juga mengelola arsip-arsip. Agar kita mampu menjadi seorang pustakawan yang
berkompeten dalam mengelola serta memanajemen berbagai bahan pustaka di perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Alamsyah, Zulkifli. 2005.
Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Ali Muhidin dan Hendri
Winata. 2016. Manajemen Kearsipan.
Bandung; Pustaka Setia.
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB
Press.
Rosyihan Hendrawan dan Chazienul Ulum. 2018. Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan ke
Manajemen. Malang: UB Press.
No comments:
Post a Comment