Pengindeksan Subjek

Pengindeksan Subjek

A.    Pengertian Pengindeksan Subjek

Perpustakaan merupakan pusat dari segala jenis sumber informasi terekam. Sumber informasi adalah tempat disimpannya sejumlah (banyak) informasi yang bentuknya berupa media, baik cetak, elektronik, maupun optik. Dilihat dari fungsinya maka perpustakaan harus menyediakan beragam informasi yang sesuai dengan permintaan penggunanya. Dan untuk dapat memenuhi permintaan ini maka perpustakaan berusaha menyediakan alat yang mampu melakukan temu kembali informasi yang ada dari tempatnya. Proses dalam penelusuran atau kegiatan temu balik informasi ini dikenal dengan

information retrieval (penelusuran informasi).

Sementara itu, pengindeksan (indexing) merupakan salah satu kegiatan utama yang dapat mendukung proses penelusuran informasi ini. Di sini tentunya adalah pengindeksan tentang subjek, yang dikenal dengan sebutan subject indexing.

Makalah ini secara khusus juga bertujuan untuk membahas secara praktis berkaitan dengan unsur-unsur yang diperlukan dalam pengindeksan subjek. Dan oleh karena itu tentunya perlu didukung oleh beberapa teori yang diperlukan dalam kegiatan pengindeksan subjek.

Beragam jenis perpustakaan dan pusat-pusat informasi tentunya mempunyai tujuan utamanya sendiri-sendiri. Namun dilihat dari segi karakteristik umumnya, semua perpustakaan berfungsi sebagai gudang informasi, atau tempat informasi. Dan informasi dimaksud adalah yang tersimpan dalam beragam media penyimpan informasi seperti misalnya buku, majalah, film, slide, disket, dan gramapun. Dari sana maka kita dalam hal ini tidak hanya berbicara mengenai perpustakaan dan media penyimpan pesan semata. Kita bisa menggunakan istilah dokumen untuk mewakili semua sumber- sumber atau media penyimpan informasi, dan istilah perpustakaan untuk menggambarkan tempat dokumen dimaksud. Tempat dalam hal ini bukan berarti hanya sekadar wadah penyimpanan saja, melainkan sudah tercakup semua kegiatan berkaitan dengan fungsi dan pemanfaatan semua dokumen yang ada.

Perpustakaan memerlukan dokumen sebab mereka memuat informasi yang ada di dalam

dokumen yang mungkin bermanfaat bagi pengguna.

Penelusuran informasi (information retrieval) merupakan proses pemenuhan permintaan pengguna akan informasi dengan cara memberikan atau menyediakan informasi yang relevan di perpustakaan. Dan memang itulah fungsi utama suatu perpustakaan.

Istilah penelusuran informasi secara tidak langsung menunjukkan penelusuran dokumen, sebab yang namanya informasi adanya pada dokumen. Dengan kata lain, secara fisik kegiatan penelusuran informasi di perpustakaan adalah kegiatan dalam menelusur suatu dokumen. Dokumen dalam pengertian ini mengandung makna fisik, seperti buku, majalah, slide, film, disket, dsb. yang fungsinya sebagai penyimpan informasi. Dalam konteks ini memang dibedakan dengan istilah data retrieval (penelusuran data) yang lebih bermakna sebagai pemenuhan atas permintaan pengguna dengan pemberian jawaban secara langsung atas pertanyaan yang diajukan.

Dari uraian singkat di atas, kita bisa menggunakan satu definisi tentang penelusuran informasi atau information retrieval yakni (kegiatan) penemuan kembali dokumen dari koleksi yang ada yang relevan dengan permintaan (pengguna) (Brown, 1982).

Perlu diingat bahwa prinsip dasar penelusuran informasi juga adalah hanya melakukan pencarian informasi atau dokumen secara terbatas untuk setiap permintaan, yakni yang relevan dengan permintaan tersebut. Dengan kata lain sangat tidak praktis untuk mencari seluruh informasi yang ada dari yang diminta, dan oleh karena itu perlu dicari informasi yang relevan. Kita perlu membatasi arah pertanyaan atau permintaan pengguna. Misalnya ada pertanyaan atau permintaan mengenai masalah

pendidikan anak. Maka yang paling sederhana adalah dengan cara membatasi bidang tersebut dengan pertanyaan-pertanyaan lanjut, misalnya pendidikan anak dalam sekolah atau dalam lingkungan keluarga. Namun, apapun itu semua, yang jelas bahwa masalah pendidikan anak tentu saja termasuk ke dalam kelas atau golongan pendidikan(education). Di sini kita perlu memahami istilah kelas atau golongan.

Kelas adalah seperangkat benda yang mempunyai sifat dan karakteristik yang sama. Contohnya, violin, kecapi, gitar, dan cello, semuanya merupakan instrumen musik yang dipetik. Medium penghasil suara khusus ini dikatakan sebagai suatu karakteristik yang dipunyai oleh semua instrumen tadi, dan itu disebut sebagai karakteristik umum yang sama. Dari sana kita dapat menarik suatu konsep umum bahwa violin, kecapi, cello, dan gitar adalah bagian dari instrumen musik yang disebut alat musik petik (stringed instruments).

Kelas musik yang lainnya bisa dilihat dari segi karakteristik penghasil suara seperti alat musik

pukul (ketuk) dan alat musik tiup.

Katalog merupakan deskripsi fisik suatu dokumen. Dalam konteks ini katalog juga merupakan bentuk indeks, juga bibliografi, karena keduanya berfungsi sebagai alat menemukan kembali dokumen atau informasi yang ada di perpustakaan atau pusat-pusat informasi.

Dalam berbagai literatur perpustakaan, istilahindexing (pengindeksan) mempunyai beragam arti. Di sini maksudnya adalah meliputi segala kegiatan yang mendukung semua aspek dari penelusuran informasi (information retrieval).

Seperti sudak kita ketahui bahwa proses penelusuran informasi itu diasali oleh adanya permintaan pengguna karena adanya kebutuhan informasi, dan diungkapkannya melalui berbagai cara atau aspek telusuran seperti dokumen, pengarang, judul, atau subjek. Di sini lebih banyak dibahas mengenai penelusuran informasi melalui nama-nama subjek. Dan oleh karena itu disebut denganpengindeksan subjek.

Dengan melihat uraian seperti itu maka yang namanya subject indexing (pengindeksan subjek) meliputi:

1.      Klasifikasi dokumen atas dasar isi subjek. Dalam konteks penelusuran informasi, istilah

klasifikasi secara terpisah digunakan secara tegas

2.      Konstruksi indeks yang memudahkan penelusuran dokumen atas dasar isi subjek.

Penelusuran informasi merupakan proses penemuan kembali informasi di perpustakaan atau pusat-pusat informasi, atas dasar permintaan. Kenyataan seperti ini menggambarkan adanya proses penemuan kembali dokumen yang relevan. Dari pengertian seperti itu maka pengertian penelusuran informasi merupakan fungsi utama dari suatu perpustakaan. Dus, agar dapat memenuhi fungsi tersebut maka perpustakaan harus membuat atau memelihara suatu sistem penemuan kembali dokumen- dokumen yang ada di perpustakaan.

Selanjutnya agar dapat menemukan kembali dokumen-dokumen dimaksud untuk menjawab pertanyaan, maka harus dicari. Dan ketika pencarian dokumen yang relevan ini dilakukan, maka itu harus sesuai ataucocok (match) antara informasi yang diminta dengan yang disediakannya. Tidak praktis mencari seluruh dokumen atau informasi yang ada dalam menjawab setiap permintaan/pertanyaan. Dan oleh karena itu merupakan hal yang prinsip dalam penelusuran informasi dalam menjawab pertanyaan atau permintaan, dengan cara membatasi wilayah pertanyaannya, terutama dengan cara mengarahkannya kepada informasi yang relevan dengan permintaan.

Untuk mencari informasi yang relevan, maka digunakan pola kelas atau kelompok subjek. Kelas adalah sekelompok benda yang memiliki karakteristik umum yang sama. Dan dalam konteks penelusuran informasi, kelas merupakan sekelompok dokumen yang memiliki karakteristik umum yang sama.

Sebuah dokumen bisa jadi dianggap memiliki beberapa kelas yang berbeda karena sifat darisubjek dalam dokumen yang bersangkutan memang berbeda. Oleh karena itu perlu dikembangkan melalui alat penelusuran lanjut berupa isi subjek atau pengarangnya. Perlu juga diingat bahwa lokasi rak (dokumen) hanya akan menunjukkan keanggotaannya dalam satu kelas saja. Untuk mengatasi kesulitan pokok dari sistem penempatan dalam rak ini, maka perlu bantuan katalog di perpustakaan. Dan penyusunan dokumen dan katalog perpustakaan di mana keduanya berfungsi sebagai alat bantu penelusuran informasi di perpustakaan, semuanya menunjukkan kelas-kelas yang relevan. Dan kedua alat penelusuran itu disebut sebagai indeks. Prosesnya disebut indexing, atau pengindeksan. Karena yang diindeks adalah subjek maka namanya menjadi pengindeksan subjek.

Dengan demikian maka pengindeksan subjek (subjek indexing) meliputi: (1) Klasifikasi dokumen atas dasar isi subjek; (2) Konstruksi indeks-indeks yang membantu penelusuran dokumen yang disebut subjek.

pengindeksan subjek