Evaluasi Kinerja Simpan dan Temu Kembali Informasi

EVALUASI KINERJA SIMPAN DAN TEMU KEMBALI INFORMASI

A.    Pengertian Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses evaluasi dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam suatu perusahaan atau perusahaan sesuai standard kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Dalam evaluasi melibatkan komunikasi 2 arah yaitu antara pengirim pesan dengan penerima pesan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan baik.

B.     Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja

Menurut Roberth L. Mathis dan Jhon H. Jackson (2001) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:

a.       Kemampuan mereka

b.      Motivasi

c.       Dukungan yang diterima

d.      Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan

Hubungan mereka dengan perusahaan. Berdasarkan pengertian dapat kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi.

Menurut David C. Mc Cleland (1997) “ berpendapat bahawa ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berpestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik-baiknya agar mampu mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji. 

Menurut Gibson (1987) ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap kinerja:

a.       Faktor individu: kemapuan, keterampilan, latar belakang keluarga, pengalaman kerja, tingkat sosial dan demokrasi seseorang.

b.      Faktor psikologis: persepsi, peran, sikap, kepribadiaan, motivasi dan kepuasan kerja.

c.       Faktor perusahaan: struktur perusahaan, desain pekerjaan, kepemimpinan, sistem penghargaan (reward system).

C.    Objek Evaluasi Prestasi Kerja

Ada tiga hal yang menjadi objek evaluasi kerja yaitu:

1)       Hasil kerja individu yaitu jika mengutamakan hasil akhir, maka pihak manajemen melakukan evaluasi prestasikerja dengan objek hasil kerja individu. Biasanya berlaku pada bagian produksi dengan indicator evaluasi output yang dihasilkan, sisa dan biaya per unit yang dikeluarkan.

2)      Prilaku untuk tugas yang bersifat instrinsik, misalnya sekretaris atau manager, maka evaluasi       Prestasi kerja dilakukan pada evaluasi terhadap prilaku, seperti ketepatan waktu memberikan laporan, kesesuaian gaya, kepemimpinan, efisiensi dan efektivitas, pengambilan keputusan, tingkat absensi.

3)      Sifat Merupakan objek evaluasi yang dianggap paling lemah dari kriteria evaluasi prestasi kerja, karena sulit diukur atau tidak dapat dihubungkan dengan hasil tugas yang positif, seperti sikap yang baik, rasa percaya diri, dapat diandalkan, mampu bekerja sama. 

D.    Metode Evaluasi Prestasi Kerja

Berikut merupakan metode evaluasi prestasi kerja.

1.      Rating Scales (Skala Rating).

Metode ini cocok digunakan jika hasilnya digunakan untuk keperluan seleksi, promosi, latihan, pelatihan, dan pengkajian berdasarkan hasil prestasi. Dengan penggunaan metode ini hasil evaluasi kinerja karyawan dicatat dalam suatu skala. Skala dibagi dalam tujuh atau lima kategori dan karena konsep yang akan dinilai bersifat kualitatif, maka kategori yang digunakan bersifat kualitatif, yaitu dari sangat memuaskan sampai sangat tidak memuaskan  .

Faktor yang di nilai di kelompokkan ke dalam dua kelompok, yaitu yang berkaitan dengan pekerjaan dan yang berkaitan dengan karakteristik pekerja. Factor-faktor yang berkaitan dengan pekerja terdiri atas kuantintas pekerjaan, apakah standard kualitas yang telah ditetapkan dapat dicapai. Sedangkan yang berkaitan dengan karakteristik pekerja mancangkup kemampuan untuk bertanggungjawab, inisiatif, kemampuan, beradaptasi, dan kerja sama

2.      Critical Incidents ( Insiden-Insiden Kritis)

Penilai melakukan evaluasi pada saat kritis saja, yaitu waktu dimana prilaku karyawan dapat membuat bagiannya sangat berhasil atau bahkan sebaliknya. Metode ini harus digabungkan denagn metode yang lain.

3.      Essay 

Penilai menulis cerita ringakas yang menggambarkan prestasi kerja karyawan. Evaluasi ini sangat mengandalkan prestasi kerja.

4.      Work Standard ( Standard Kerja)

Membandingkan kinerja karyawan dengan standard yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

5.      Ranking

Penilaian menempatkan semua karyawan yang dinilai ke dalam urutan rangking. Kesulitan dihadapi apabila terdapat dua orang atau lebih yang memiliki prestasi yang hampir tidak dapat dibedakan.

6.      Forced Distribution

Dalam metode ini diasumsikan bahwa karyawan dapat dikelompokkan ke dalam lima kategori yaitu kategaori yang paling baik, baik, cukupan, buruk, sangat buruk,

7.      Forced-choice and Weight Checklist Performance Report

Laporan ini memerlukan penilai untuk memilih karyawan mana yang dapat mewakili kelompoknya. Faktor yang dinilai adalah prestasi karyawan.

8.      Behaviorally Anchored Scales

Evaluasi berdasarkan catatan penilaian yang menggambarkan prilaku karyawan yang sangat baik atau sangat jelek dalam kaitannya dengan pelaksanaan kerja.

9.      Metode Pendekatan Management By Objektif atau (MBO)

Setiap karyawan dan penyedia secara bersama-sama menentukan sasaran perusahaan, tujuan individu dan sarana-sarana untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.

E.     Unsur-unsur pelaksanaan dalam evaluasi prestasi kerja

a.       kuantintas dan kualitas kerja

b.      kerjasama

c.       kepribadian

d.      kepandaian yang beraneka ragam

e.       kepemimpinan

f.       keselamatan

g.      pengetahuan pekerjaan

h.      kehadiran

i.        kesetiaan

j.        ketangguhan

k.      inisiatif

l.        sikap

F.     Sarana Temu Kembali Informasi

Sistem temu kembali informasi merupakan system yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka.

1.      Proses Temu Kembali Informasi

Temu kembali (information retrieval) adalah ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari didalam database, baik relasi database yang stan-alone atau hypertext database yang terdapat pada network seperti internet atau world wide web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, data. Information (IR) adalah ilmu yang lahir dari berbagai disiplin ilmu, baik ilmu computer, matematika, ilmu kepustakaan, ilmu informasi, psikologi konitif, linguistik, statistic, maupun fisika.

Sistem temu kembali informasi merupakan system yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan denagn kebutuhan pemustaka. Secara prinsip, penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan dokumen-dokumen dan seseorang merumuskan suatu pertanyaan (request and query) yang jawabannya adalah himpuann dokumen yang mengandung informasi yang diperlukan untuk diekspresiakn melalui pemustaka. Pemustaka bias saja memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukannya denagn membaca semua dokumen dalam tempat penyimpanan, penyimpanan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfec retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis. Karena pemustaka tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk membaca seluruh dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik pemustaka tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu pemustaka menemukan dokumen yang diperlukan.

Sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diperoleh terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan repsentasi penyimpanan, dan akses terhadap dokumen repsentasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka yang dinyatakan dalam query. Pengguna system temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda.

Kajian tentang temu kembali informasi terdiri dari perpindahan informasi dalam sistem komunikasi,  pemikiran tentang informasi yang diinginkan, efektivitas system dan pemidahan informasi, hubungan antara informasi dengan pemustakanya. Untuk itu perlu dipelajari proses temu kembali untuk membentuk, membangun, mengevaluasi system temu kembali yang dapat memberikan informasi yang diinginkan secara efektif oleh pemustaka.

Proses pengelolaan dokumen elektronik melalui beberapa tahap, yang dapat dirangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan atau temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan system temu perpustakaan (digital library). Umumnya, penilaian pemustaka terhadap suatu teknologi adalah dari segi kemudahan menggunakan dan ketepatan memberikan hasil. Contohnya, teknologi temu kembali informasi, pemustaka akan merasa puas dengan teknologi tersebut apabila hasil pencariannya relevan dan mudah digunakan.

2.      Keterkaitan, Relevansi, dan Ketepatan Sarana Temu Kembali.

Relevansi adalah tingkat keterkaitan dan kegunaan suatu teks atau dokumen terhadap suatu permintaan. Dalam temu kembali informasi relevansi adalah hubungan antara suatu dokumen dan kebutuhan pemustaka yang berguna bagi pemustaka tersebut.

Faktor utama yang digunakan untuk mengukur relevansi suatu dokumen terhadap kebutuhan pemustaka adalah “topik” dan “subjek” dokumen tersebut. Topic suatu dokumen atau teks adalah tentang apa yang ditulis pengarang dokumen tersebut relevan tidak dengan pertanyaan pemustaka dapat dilihat dari topik dokumen tersebut.

Relevansi merupakan ukuran ketepatan yang dilakukan untuk merumuskan apakah suatu dokumen cocok dengan pertanyaan pemustaka. Rumusan tersebut dilakukan oleh ahli nformasi. Dengan demikian, apa yang menurut pustakawan cocok belum tentu benar-benar cocok menurut pemustaka. Konsep-konsep keterkaitan, relevansi dan ketepatan tersebut digunakan dalam teknik-teknik temu kembali baik dengan pendekatan tradisional, pendekatan pemustaka, maupun pendekatan kognitif dengan sedikit perbedaan.

3.      Sarana Temu Kembali di Perpustakaan

Di perpustakaan temu kembali dilakukan sejak materi perpustakaan diolah, kemudian materi perpustakaan disiapkan untuk dipinjam dengan membubuhi label buku, kartu pinjam, nomor induk, sedangkan data bibliografis mengenai materi perpustakaan tersebut disimpan di katalog. Dengan semakin pesatnya kemajuan dibidang teknologi informasi, terutama dalam penggunaan computer dan telekomunikasi, berdampak terhadap perkembangan bentuk katalog di perpustakaan. Banyak perpustakaan yang telah memanfaatkan kemajuan teknlogi informasi tersebut dalam kegiatan pembuatan katalognya dengan menerapkan system automasi perpustakaan, yang salah satu kegiatannya adalah pembuatan katalog secara online. Online Public Access Catalog (OPAC) merupakan kumpulan dari kalog bahan pustaka dalam suatu database yang terintegrasi dalam system pelayanan sirkulasi. Pangkalan data biasanya dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak gratis maupun berbayar.

OPAC banyak digunakan pada berbagai perpustakaan karena mempunyai bbanyak keuntungan, di antaranya :

a.       Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

b.      Pemustaka dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan.

c.       Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling menunggu.

d.      Jajaran tertentu tidak perlu di-file.

e.       Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya melalui judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit, dan sebagainya, dengan memanfaatkan penelusuran Bolean Logic.

f.       Mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan pemustaka dalam mencari informasi.

g.      Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas.

h.      Penelusuran dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) atau WAN (Wide Area Network).

i.        Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas.

j.        Mengurangi beban pekerjaan pustakawan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

Dengan menggunakan OPAC pemustaka dapat melakukan penelusuran katalog menjadi lebih cepat, sehingga waktu yang diperlukan untuk penemuan kembali bahan pustaka yang dicari lebih efisien dan pemustaka dapat mengakses koleksi data, mengunduh data bibliografi, abstrak, artikel, dan informasi lain yang dibutuhkan pemustaka. System OPAC yang dikembangkan di perpustakaan saat ini adalah system layanan informasi melalui LAN dan WAN. Layanan melalui WAN dilakukan dengan memanfaatkan media internet sehingga pemustaka dapat langsung mengakses informasi dari server pangkalan data.

4.      Recall dan Precision 

Di  samping  telah  membantu  dalam  sistem  temu  kembali  informasi  di  perpustakaan, OPAC sebagai  sistem yang  dibuat  oleh  manusia  tentu  belum  bisa  dikatakan  sempurna,  karena  sebagai  mesin  pencari  OPAC  juga  membawa  persoalan  tentang  relevansi  antara informasi  yang  diberikan  dengan informasi  yang  seharusnya  dibutuhkan. Hal  ini  dikarenakan  secanggih  apapun sebuah  mesin  pencari  akan  sulit memahami  pikiran  manusia.  Relevansi menurut  Pendit  berarti  kecocokan  apa yang  dicari  dengan  apa  yang  ditemukan.  Sedangkan  Bookstein  yang  dikutip  oleh Hasugian  menyatakan  bahwa  relevansi adalah relatedness atau aboutness dan utility antara  dua  dokumen  atau  antara dokumen  dengan  permintaan  (query). Pendit  menyatakan  bahwa  salah  satu prinsip  relevansi  yang  digunakan  dalam sistem  temu  kembali  informasi  adalah menggunakan ukuran recall dan precision.

Recall  menurut  Lancaster  dalam Pendit  adalah  proporsi  jumlah  dokumen yang  dapat  ditemukan  kembali  oleh sebuah  proses  pencarian  informasi. Sedangkan  Recall menurut  pengertian Hasugian  dapat  diartikan  sebagai kemampuan  sebuah  sistem  dalam memanggil  kembali  dokumen  yang dianggap relevan atau sesuai dengan yang diinginkan.  Untuk  mengukur  recall, Lancaster  dalam  Pendit  menjelaskan bahwa  dapat  menggunakan  rumus  di bawah ini:

 Rumus menentukan recall dalam sistem temu kembali informasi

Jumlah dokumen relevan yang terpanggil (a)

Recall =     Jumlah dokumen relevan yang ada di dalam database (a+c)

Precision  sendiri  merupakan  sebuah ukuran  yang  mengukur  tingkat  proporsi jumlah  dokumen  yang  dapat  ditemukan kembali oleh sebuah proses pencarian dan dianggap  relevan  untuk  kebutuhan pencarian  informasi  atau  rasio  jumlah dokumen relevan yang ditemukan dengan total  jumlah  dokumen  yang  ditemukan (Lancaster  dalam  Pendit).  Sedangkan menurut  Hasugian  precision  dapat diartikan  sebagai  kemampuan  sebuah sistem  untuk  tidak  memanggil  kembali dokumen  yang  dianggap  tidak  relevan atau tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh pengguna. Lancaster  dalam Pendit  menjelaskan untuk  mengukur  precision  dapat  diukur dengan  menggunakan  rumus  sebagai berikut:

Rumus menentukan precision dalam sistem temu kembali informasi

 Jumlah dokumen relevan yang terpanggil (a)

Precision = Jumlah  dokumen  yang  terpanggil  dalam pencarian (a+b)

  

	Relevan	Not Relevant	Total
Retrieved	a (hits)	b (noise)	a+b
Not Retrieved	c (misses)	d (reject)	c+d
Total	a+c	b+d	a+b+c+d

Keterangan: 

a (hits)  = dokumen yang relevan

b (noise)  =  dokumen  yang  tidak relevan

c (misses)  =  dokumen  relevan  yang tidak ditemukan

d (reject)  =  dokumen  tidak  relevan yang tidak ditemukan.

G.    Modekl Sistem Temu Kembali Informasi

a.      Model Boolean

Dengan model boolean maka pencarian query dilakukan dengan fungsi-fungsi logika yang umum seperti OR, AND, XOR,NOT,NAND, NOR dan lain sebagainya diantara kata yang diinginkan. Contohnya jika query Q= ( K1 AND K2) OR ( K3 AND ( NOT K4).

Pencarian Boolean akan mengambil semua dokumen yang di indeks oleh K1 dan K2, seperti halnya semua dokumen yang diindeks oleh K3 yang tidak termasuk dalam indeks K4. Suatu cara mengimplementasikan pencarian Boolean adalah melalui inverted file. Kita menyimpan daftar tiap kata kunci dalam sebuah kata dan tiap kata menunjuk alamat dokumen yang mengandung kata tertentu itu untuk memaksimalkan query kita melakukan set terhadap operasi dan menghubungkannya dengan daftar koleksi (K-List). Kelebihan metode ini adalah lebih mudah bagi user yang berpengalaman. Sedangkan kelemahannya adalah kerumitan dalam penggunaan bahasa query dan akan membingungkan pengguna yang biasa.

b.      Model Vector

Dalam sistem IR, kemiripan antar dokumen didefinisikan berdasarkan representasi bag of words dan dikonversikan ke suatu model ruang vektor (vector space model – VSM). Pada VSM, setiap dokumen di dalam database dan query pengguna direpresentasikan oleh suatu vektor multi-dimensi.

Pada model ruang vektor, pembobotan terhadap term dilakukan dengan mengalikan bobot lokal tf dan bobot global idf, dikenal dengan pembobotan tf-idf. Metode pembobotan ini dilakukan dengan memberikan bobot kepada term yang penting. Artinya, term yang jika muncul di suatu dokumen maka, dokumen tersebut dapat dianggap relevan denganquery pengguna.

c.       Model Probabilistic

Model probabilistik adalah model sistem temu kembali informasi yang mengurutkan dokumen dalam urutan menurun terhadap peluang relevansi sebuah dokumen terhadap informasi yang dibutuhkan. Beberapa model yang juga dikembangkan berdasarkan perhitungan probabilistik yaitu, Binary IndependenceModel, model Okapi BM25, dan Bayesian Network Model (Manning dkk, 2009).

d.      Model Non Overlapping

Sistem yang menggunakan model ini akan membagi-bagi dokumen sebagai wilayah teks tertentu misalnya dengan mengikuti stuktur dokumen (bab, sub-bab, judul, sub-judul, gambar, foto, tabel dan seterusnya) kemudian untuk masing-masing wilayah ini dilakukan pengindeksan yang tidak saling menindih (non overlapping)

e.       Model Proximal nodes

Model IR ini menggunakan beberapa struktur indeks yang memiliki hirarki independen terhapap sebuah dokumen. Masing-masing dari indeks ini merujuk ke struktur dokumen (bab, sub-bab, judul, sub judul, gambar, foto tabel dan seterusnya)yang dinamakan nodes. Pada masing-masing node inilah ada rujukan ke bagian dari dokumen yang mengandung teks tertentu.

H.    Metode Dalam Temu Kembali Informasi

Ada beberapa metode dalam temu kembali informasi yaitu sebagai berikut.

a.      Metode TF-IDF

TF adalah algoritma pembobotan heuristik yang menentukan bobot dokumen berdasarkan kemunculan term (istilah). Semakin sering sebuah istilah muncul, semakin tinggi bobot dokumen untuk istilah tersebut, dan sebaliknya. Terdapat empat buah algoritma TF yaitu Raw TF, Logarithmic TF, Binary TF, Augmented TF [8]. Dalam penelitian ini digunakan algoritma Raw TF. Raw TF diperoleh dari perhitungan frekuensi kemunculan suatu istilah pada dokumen .IDF merupakan banyaknya istilah tertentu dalam keseluruhan dokumenDokumen-dokumen yang ditampilkan oleh sistem temu balik informasi harus memenuhi persyaratan recall, precision dan NIAP (Non Interpolated Average Precision) [8]. Recall didefinisikan dengan menemukan seluruh dokumen yang relevan dalam koleksi dokumen.

b.        Metode BIM 

Binary Independence Model, query dianggap sebagai sebuah vector term. Jika pada model lain jumlah atau kemunculan term diperhitungkan, maka pada Model ini nilainya berupa biner, Yaitu ada atau tidak ada.

evaluasi kinerja sistem temu kembali informasi