Authority Control and List

authority control and listauthority control and list

AUTHORITY CONTROL AND LIST

A.    Kontrol Otoritas

           Dalam ilmu perpustakaan, kontrol otoritas adalah proses yang mengatur informasi bibliografi, misalnya dalam Katalog Perpustakaan dengan menggunakan ejaan tunggal tunggal dari nama (judul) atau pengenal numerik untuk setiap topik. Kata otoritas dalam kontrol otoritas berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda, dan konsep diotorisasi, yaitu, mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengidentifikasi satu-of-a-kind ini diterapkan secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti keterkaitan dan referensi silang. Setiap entri terkontrol dijelaskan dalam catatan otoritas dalam hal ruang lingkup dan penggunaannya, dan organisasi ini membantu staf perpustakaan mempertahankan katalog dan membuatnya mudah digunakan bagi para peneliti. 

Katalogis menugaskan setiap subjek seperti penulis, topik, seri, atau perusahaan pengenal unik atau istilah judul tertentu yang kemudian digunakan secara konsisten, unik, dan tidak ambigu untuk semua referensi ke subjek yang sama, yang menghindarkan variasi dari ejaan, transliterasi, nama pena, atau alias. Header unik dapat memandu pengguna ke semua informasi yang relevan termasuk subjek terkait atau yang ditampung. Catatan otoritas dapat digabungkan ke dalam database dan disebut file otoritas, dan memelihara dan memperbarui file-file ini serta "hubungan logis" ke file lain di dalamnya adalah karya pustakawan dan katalog informasi lainnya. Dengan demikian, kontrol otoritas adalah contoh dari kosa kata yang terkontrol dan kontrol bibliografi.

Dalam bidang perpustakaan, authority control merupakan konsep yang sudah lama dipakai untuk mengendalikan daftar nama dan subjek, demikian rupa sehingga potensi keragaman dalam cara penulisan dan penggunaan nama atau subjek tersebut tidak menimbulkan kebingungan ketika dipakai untuk menyimpan dan menemukan kembali sebuah data. Didalam konsep authority control ini melekat sebuah struktur saling merujuk (cross reference) sehingga satu nama atau satu istilah dapat dikaitkan dengan nama dan istilah lainnya, sedemikian rupa sehingga jika ada keraguan tentang penggunaan nama atau istilah tersebut, maka baik pengelola perpustakaan maupun pengguna perpustakaan dapat mencapai kesepakatan dengan melihat ke daftar authority control.

Authority control berkaitan erat dengan fungsi validasi data (data validation) yang melakukan pengecekan tentang cara penulisan pada saat sebuah data dimasukkan kedalam sistem. Dalam fasilitas katalog online yang adalah bagian dari sistem automasi perpustakaan, authority control berperan sangat penting untuk mengefektifkan fasilitas pencarian. Dalam bentuknya yang paling sederhana, sebuah authority control terlihat oleh pemakai sebagai sebuah daftar sederhana yang mengandung semua nama atau istilah “resmi” atau istilah yang dipakai didalam katalog bersangkutan. Misalnya sebuah name authority file berisi daftar nama-nama pengarang yang mungkin muncul disalah satu ruas katalog. Bagi pemakai, daftar nama tersebut berfungsi sebagai pernyataan tentang cara menuliskan nama yang benar dan yang dapat diterima oleh katalog sebagai nama “resmi”. Bagi pustakawan daftar nama tersebut berfungsi sebagai alat untuk mengecek apakah nama yang dipakai dikatalog sudah sesuai dengan daftar “resmi”. Sistem automasi perpustakaan dapat menjadikan fungsi pengecekan oleh kedua belah pihak ini secara otomatis; misalnya, dengan merujukkan pemakai yang salah mengetik nama ke nama yang benar, atau dengan mengecek validasi sebuah nama ketika pustakawan mengisi pangkalan data katalog

Authority control tentunya tidak hanya menyangkut data biblografi. Dalam sub-sistem sirkulasi yang menjadi salah satu pilar sistem automasi perpustakaan, authority control dapat dipakai untuk mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Ketika seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis menerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan melakukan pengecekan kesebuah berkas yang berisi daftar semua anggota perpustakaan. Berkas ini adalah authority file. Untuk keperluan integritas data, seringkali berkas ini bukan hanya berisi satu datum misalnya (nama), melainkan juga berbagai data lain yang berkaitan seperti alamat, nomor kartu anggota, dan sebagainya. Dalam sebuah perpustakaan digital, pengecekan identitas anggota ini juga dapat meluas menjadi manajemen identifikasi.

B.     Control list

a.      Pengaruh authority file pada pengindeksan subjek :

1.         Sarana atau alat bantu daftar tajuk subjek

2.         Daftar tajuk subjek untuk perpustakaan

3.         Sears list of subject headings

4.         Library of conggress subject headings

b.      Bagan klasifikasi

1. DDC

2. UDC

3. LCC

c.       Authority file pada pengatalogan deskriptif

1.      Pengendalian tajuk nama orang dan badan korporasi

2.      Daftar tajuk nama pengarang

3.      Daftar tajuk nama badan korporasi

C.    Sistem Temu Kembali Informasi

            Menurut Kochen yang dikutip oleh Pendit (2008) dalam kamus bahasa inggris, kata retrieve berhubungan dengan 2 hal yaitu upaya untuk mengingat dan upaya mencari sesuatu untuk dipakai kembali. Kochen juga menjelaskan, kata retreve yang dikaitkan dengan IR (Information retrieval) yaitu upaya membantu pengguna sistem komputer menemukan dokumen yang dicari. Lebih spesifik lagi, kemampuan komputer tersebut dikaitakan dengan recall (mengingat). Pendit (2008) menambahkan, dalam bahasa indonesia kata retrieve diterjemahkan menjadi temu kembali. Jadi kata Information Retrieval diterjemahkan sebagai temu kembali informasi.

Dalam ODLIS,  dijelaskan bahwa temu kembali informasi (IR) adalah proses, metode, dan prosedur yang digunakan untuk menyeleksi informasi yang relevan yang tersimpan dalam database. Dalam perpustakaan dan arsip, temu kembali informasi biasanya untuk dokumen ynag diketahui atau untuk informasi mengenai subyek tertentu, dan file biasanya katalog atau indeks, atau penyimpanan informasi berbasis komputer dan sistem pencarian, seperti katalog online atau Database bibliografi. Dalam merancang sistem tersebut, keseimbangan harus dicapai antara kecepatan, akurasi, biaya, kenyamanan, dan efektivitas.

Sedangkan dalam wikipedia dijelaskan bahwa Sistem Temu Kembali Informasi (Information Retrieval) digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara otomatis. Salah satu aplikasi umum dari sistem temu kembali informasi adalah search-engine atau mesin pencarian yang terdapat pada jaringan internet. Pengguna dapat mencari halaman-halaman Web yang dibutuhkannya melalui mesin tersebut.

Ada beberapa definisi dalam sistem temu kembali informasi menurut para ahli di bidang ilmu perpustakaan dan informasi, yaitu sebagai berikut:

1.      Mooers (1948) berpendapat bahwa Information Retrieval sendiri adalah seni dan ilmu dalam mencari informasi pada dokumen, mencari untuk dokumen mereka sendiri, mencari untuk metadata dengan gambaran berbentuk dokumen, atau mencari dalam database, apakah itu hubungan database yang berdiri sendiri atau hiperteks jaringan database seperti internet atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data. Mooers  (1951) juga menjelaskan bahwa Information Retrieval adalah bidang di persimpangan ilmu informasi dan ilmu komputer.  Berkutat dengan pengindeksan dan pengambilan informasi dari sumber informasi heterogen dan sebagian besar-tekstual. Istilah ini diciptakan oleh Mooers pada tahun 1951, yang menganjurkan bahwa diterapkan ke “aspek intelektual” deskripsi informasi dan sistem untuk pencarian

2.      Hougthon (1977) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi adalah penelusuran yang merupakan interaksi antara pemakai dan sistem dan pernyataan kebutuhan pengguna diekspresikan sebagai suatu istilah tertentu

3.      Lancaster (1979) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi tidak menginformasikan semua isi dari subjek yang dimiliki koleksi tersebut tetapi hanya memberikan informasi keberadaan pustaka yang mempunyai hubungan subjek seperti yang dicari oleh pengguna.

4.      Salton (1983) secara sederhana menjelaskan bahwa temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.

5.      Harter (1986) mengatakan bahwa Sistem temu-kembali informasi (Information Retrieval System/IRS) adalah perangkat yang menghubungkan antara pemakai potensial dengan koleksi atau kumpulan informasi.

6.      Sulistyo-Basuki (1991) mendefinisikan temu kembali informasi sebagai kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.

7.      Ingwersen (1992) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi adalah sebuah sistem yang dibangun melalui proses antara objek sistem, sistem setting, dan situasi yang memungkinkan terjadinya penelusuran dan ditemukannya informasi potensial yang diinginkan oleh penelusur informasi.

8.      Tague-Sutcliffe (1996) mengatakan bahwa IRS adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pemakai dalam memenuhi kebutuhan informasinya.

9.      Baeza-Bates dan Riberto-Neto (1999) mengatakan bahwa temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen.

10.  Zaenab (2002) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi informasi merupakan suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah bahasa pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.

11.  Hasugian (2003) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi pada dasarnya adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieval) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi.