Kompetensi Pengelolaan Dokumen

Kompetensi Pengelolaan Dokumen

Seorang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan dan informasi tentu akan menjadi nilai tambah dalam pengelolaan arsip dan informasi di sebuah organisasi. informasi adalah sebuah aset yang bernilai dan seperti aset yang lainnya misal mobil atau gedung, maka aset tersebut membutuhkan seorang yang ahli untuk bekerja secara individu maupun tim untuk mengelolanya.

Pengelola Arsip dan Informasi harus mengetahui kebutuhan dari bisnis unit organisasinya, memiliki pengelaman dalam sebuah kerja bersama atau proyek unit. Seorang yang ahli dalam mengolah informasi arsip membantu unitnya memahami bagaimana mengelola informasi dan membuatnya lebih bermanfaat, mengurangi potensi berbahaya dan mendorong inovasi dan pengetahuan.

Kompetensi Kepala Unit Kearsipan (Manajer)
Manajer Arsip dan Informasi bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan strategi untuk pengelolaan informasi arsip antar unit organisasi. Informasi arsip baik dalam bentuk fisik maupun digital. Mereka harus mengetahui apa saja arsip yang diciptakan pada unit organisasinya dan dimana lokasi arsip tersebut disimpan, termasuk didalamnya adalah mengelola akses informasi arsip, menjamin keamanan dan memberikan saran-saran praktis untuk staf.

Manajer Arsip dan Informasi betanggungjawab mengenai:

·         Evaluasi unit organisasinya mengenai kebutuhan manajemen arsip dan informasi

·         Memberikan saran mengenai praktek terbaik dalam manajemen arsip

·         Mengembangkan kemampuan seluruh sistem manajemen arsip dan informasi

·         Mengembangkan manajemen arsip organisasi

·         Memastikan seluruh sistem kearsipan unit organisasi sesuai dengan kebijakan UI dan ANRI dan menjadikan arsip sebagai aset organisasi

·         Memastikan berbagai data struktural maupun non-struktural dikelola dan dapat digunakan kembali

·         Memastikan arsip dimusnahkan atau ditransfer ke Kantor Arsip apabila tidak diperlukan lagi untuk bisnis proses unit organisasi

·         Memastikan unit organisasi mengacu pada peraturan dan undang-undang serta kebijakan yang ditetapkan oleh Kantor Arsip UI

kompetensi.pengelolahan dokumen

kompetensi pengelolahan dokumen·         Membantu dalam memberikan layanan terpadu mengenai permintaan akses informasi sesuai dengan Keterbukaan Informasi Publik (KIP)

·         Mengawasi dan mengkomunikasikan terhadap informasi yang dianggap penting dan rahasia.

 
Pengetahuan, Kemampuan dan Pengalaman Manajer Arsip dan Informasi
Berikut adalah beberapa karakteristik seorang manajer arsip dan informasi di unit kearsipan. Mereka harus:

·         Memahami proses bisnis unit organisasi, termasuk mengenai peraturan dan standar yang digunakan unit organisasi

·         Mampu untuk menganalisis bagaimana unit organisasi berjalan

·         Memiliki wawasan yang baik mengenai manajemen arsip dan informasi menganai prinsip dan praktek terbaik, termasuk proses penciptaan, pengolahan, dan penyimpanan informasi arsip

·         Identifikasi kebutuhan unit organisasi untuk pengembangan dalam pengelolaan informasi arsip

·         Komunikasi yang aktif dan baik kepada semua level staf pada unit organisasi

·         Memahami dan mengetahui bagaimana kemampuan manajemen informasi elektronik pada unit organisasi lain.

Pendidikan Formal
Studi mengenai Kearsipan dan Informasi merupakan salah satu kualifikasi yang harus dimiliki oleh manajer arsip dan informasi. Minimum pendidikan formal yang harus dimiliki adalah D3 Kearsipan. Proses pembelajaran dapat berupa diskusi kelas, jarak jauh melalui pembelajaran e-learning. Tipe pembelajaran dapat dibagi menjadi 2 kelompok:

·         Pendidikan Akademik pada Universitas, dengan fokus pada pengembangan kemampuan analisis dan pelaksanaan teori dalam ilmu kearsipan dan informasi di lingkungan kerja.

·         Pendidikan Khusus untuk melatih pada kemampuan teknis kearsipan, pelatihan atau pendidikan ini dilaksanakan oleh lembaga kearsipan yang telah memiliki pengalaman atau lembaga pelatihan organisasi dalam bidang arsip.

Kantor Arsip Universitas Indonesia bekerjasama dengan Arsip Nasional Universitas Indonesia juga melakukan pelatihan terhadap para karyawan pengelola arsip.

Pendidikan Formal Lanjutan
Manajemen Arsip dan Informasi merupakan sebuah profesi yang dinamis. Sehingga setiap saat akan mengalami pengembangan dan perubahan dalam pelaksanaan teknis kearsipan. Perkembangan inilah yang mengharuskan seorang pengelola arsip harus selalu mengikuti perkembangannya baik melalui pendidikan formal maupun non-formal.

Organisasi Professional
Keikutsertaan dalam sebuah asosiasi profesi, seminar, workshop, conference akan membantu seorang manajer dalam mengembangkan kemampuan dirinya. Di Indonesia terdapat beberapa asosiasi yang bisa membantu seorang manajer arsip untuk terus mengembangkan kemampuan dirinya maupun staf unit organisasinya andata lain:

·         ANRI(Arsip Nasional Republik Indonesia)

·         AAI (Asosiasi Arsiparis Indonesia)

Sumber: arsip.ui.ac.id