kerangka sistem informasi

Kerangka Sistem Informasi

A. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi perpustakaan merupakan sistem informasi yang di kembangkan untuk memudahkan dalam pelayanan serta memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola perpustakaan. Petugas perpustakaan dapat selalu memonitori tentang ketersediaan buku, daftar buku baru, peminjaman buku dan pengembalian buku.

Sistem informasi perpustakaan terdiri dari beberapa modul yang saling berintegrsi di antaranya:

1.      Modul Pustaka: berfungsi untuk melakukan pencatatan data pustaka. Pencatatan data pustaka itu sendiri meliputi status ketersediaan pustaka, lokasi pustaka berada serta jumlah pustaka yang tersedia

2.      Modul Data Anggota: digunakan utuk pencatatan data anggota, masa keanggotaan serta tersedia fitur cetak anggota.

3.      Modul Transaksi Sirkulasi: digunakan pencatatan sirkulasi anggota yang meliputi peminjaman , pengembalian, pemesanan, dan perpanjangan serta pencatatatan denda keterlambataan.

4.      Modul Laporan: digunakan untuk monitoring kegiatan sistem informasi perpustakaan. Laporan ini meliputi laporan mengenai data pustaka, sirkulasi, pengadaan, keanggotaan serta digilib.

5.      Digital Library: digunakan untuk melakukan transaksi sirkulasi meliputi pemesanan pustaka, perpanjangan serta dapat melakukan pengusulan pustaka baru.

6.      Buku Tamu: Merupakan fitur yang di gunakan untuk mencatat kedatangan anggota perpustakaan.

B. Pengindeksan Indeks

Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan di anggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi. Mengindeks dan mengkatalog merupakan suatu kegiatan yang ada di perpustakaan, kedua pekerjaan tersebut sama namun sedikit berbeda, biasanya dalam mengindeks ada unsur sedikit menganalisa atau menguraikan suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subjeknya, maka sebaiknya masing-masing perlu kita uraikan satu-persatu dengan membuat indeknya. Pengindeksan perlu mampu menentukan isi subjek suatu dokumen dengan menggunakan kosakata yang diperkenankan oleh sistem, pengindeks juga perlu memahami isi subyek dan menerjemahkan isi kedalam bahasa indeks yang di terapkan.

Berdasarkan jenisnya indeks dari segi bahasa di defenisikan sebagai daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis debgan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek dalam sebuah dokumen yang di terbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi referensi untuk mencari dokumen yang di cari. Satu indeks memungkinkan anda untuk menemukan informasi atau mencari kata kunci tertentu dengan cepat tanpa membaca seluruh buku.

Berikut merupakan langkah-langkah menggunakan indeks:

1.      Tetapkan subjek / nama pengarang yang akan di cari

2.      Kemudian bukalah daftar indeks

3.      Berdasarkan petunjuk nomor halaman segeralah mencari ke nomor halaman yang di tunjuk tersebut.

4.      Dalam halaman itu akan di temukan subyek/nama pengarang yang di cari, suyek itu ada yang di sebut hanya di satu halaman dan ada juga yang di sebut di beberapa halaman

C. Katalog Sebagai Indeksa Koleksi Perpustakaan

1.      Pengertian Katalog

Katalog adalah suatu daftar indeks suatu koleksi buku dan bahan lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk mengetahui dimana suatu bahan pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalog juga memungkinkan pengguna untuk mengetahui dimana suatu bahan pustaka dapat ditemuan. Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana umtuk menemukan kembali bahan pustaka dari koleksi suatu perpustakaan.

Menurut Gates ( 1989 : 62 ) menyatakan bahwa katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan , dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog. Dengan kata lain, pada suatu katalog di catat sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan pustaka.

2.      Tujuan dan fungsi Katalog

Tujuan katalog perpustakaan pertama kali di kemukakan oleh Charles Cutter  dengan pernyatannya sebagai berikut :

a.       Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui dari pengarang, judul atau subyeknya.

b.      Menunjukan apa yang dimiliki suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu, pada subyek tertentu, dalam jenis literatur tertentu.

c.       Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya (bentuk sastra atau berdasarkan topik).

Secara filosofis katalog yang di sediakan perpustakaan berperan sebagai daftar koleksi perpustakaan, wakil ringkas dan himpunan koleksi perpustakaan dan alat temu balik informasi. Mann (2002) mengemukakan fungsi katalog adalah :

a.       Mencatat tiap-tiap karya di perpustakaan berdasarkan pengarangnya, penerjemahannya, editornya, ilustratornya, seri atau berdasarkan badan lain yang mungkin dicari oleh pemakai dan sesuai dengan keinginannya.

b.      Menyusun entri-entri pengarang dalam suatu cara sehingga semua karya dari seseorang pengarang akan ditemukan bersama dibawah nama yang sama, suatu prosedur yang memungkinkan pembaca menemukan karya tertentu atau untuk mengadakan survei literatur yang dihasilkan oleh seorang pengarang dan tersedia di perpustakaan.

c.       Mencatat tiap-tiap karya di perpustakaan dibawah subjeknya.

d.      Mencatat judul karya bila di perlukan.

e.       Membuat acuan silang yang dapat memandu pemakai dari satu entri di katalog ke entri lainnya.

f.       Menyediakan  deskripsi tiap-tiap karya dengan memberikan judul, data penerbitan atau imprint dan data fisik atau kolasi, juga catatan bila di perlukan.

g.      Mendaftar nomor panggil sehingga buku-buku tersebut dapat diketahui dan di peroleh.

3.      Jenis- jenis katalog perpustakaan

Berikut merupakan jenis-jenis Katalog Perpustakaan

a.       Shelfist : merupakan katalog perpustakaan yang disusun berdasarkan notasi klasifikasi, dan pada umumnya tidak di manfaatkan oleh pengguna.

b.      Katalog pengarang: merupakan katalog yang bertajuk pada pengarang

c.       Katalog subjek: merupakan katalog yang bertajuk pada subjek

d.      Katalog judul: merupakan katalog yang bertajuk pada judul

4.      Bentuk Katalog

Terdapat 4 macam bentuk katalog perpustakaan, yaitu:

a.       Bentuk kartu, dengan ukuran 7,5 X 12,5 cm, berlubang di tengah bagian bawah.

b.      Bentuk berkas, dengan ukurn 10 X 19,5 cm, disimpan terjilid sebanyak 500 lembar yang setiap berkasnya memuat satu judul bahan pustaka.

c.       Bentuk buku, yaitu katalog berupa buku yang terdiri atas sejumlah lembaran kerta folio/ kuarto yang setiap lembarnya memuat keterangan lebih darisatu judul pustaka.

d.      Bentuk digital, yaitu katalog perpustakaan yang disimpan dalam file komputer dengan program komputer tertentu, misalnya program CDS/ISIS. Katalog dalam file koputer jugak dikenal dengan sebutan katalog elektronik.

5.      Penyusunan Kartu Katalog

Kartu katalog dapat disusun menurut abjad (berabjad) dan menurut notasi klasifikasi (berkelas). Susunan berabjad merupakan susunan secara alfabetis judul, pengarang , subjek. Susunan alfabetis yang memisahkan antara susunan alfabetis judul, alfabetis pengarang, dan alfabetis subjek dikenal dengan susunan berabjad terbagi (divided catalogue). Susunan berabjad alfabetis campuran antara pengarang, judul dan subjek dikenal degan susunan berbentuk kamus (dictonary catalogue). Susunan berkelas didasarkan pada urutan notasi klasifikasi dari notasi terkecil ke notasi terbesar.

D. Wakil Dokumen Ringkas

Wakil dokumen ringkas (condesed document representations) terdiri atas sekelompok data bibliografi, katalog, indeks dan lain-lain. Bibliografi merupakan bagian dari kegiatan pengkatalogan yaitu kegiatan pencatatan data fisik bahan pustaka, kegiatan mengidentifikasi  dari ciri-ciri fisik suatu dokumen, seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama penerbit, tinggi buku dan lain sebagainya. Dan hasil pengkatalogan ini di tuangkan dalam bentuk kartu katalog atau pada bentuk katalog lainnya seperti OPAC. Katalog berfungsi sebagai waakil dokumen ringkas, sedangkan koleksi atau dokumen disusun dalam rak atau jajaran, sedangkan kartu katalog di tempatkan dalam rak kartu katalog. Seorang pemakai dapat mencari informasi atau menelusuri langsung pada rak/jajaran dokumen atau lebih dahulu ke jajaran kartu katalog atau menelusuri lewat OPAC.