Lembaga Pengelola Dokumen Publik dan Semi Publik

Lembaga Pengelola Dokumen Publik dan Dokumen Semi Publik

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B.     Macam-Macam Dokumen

Dilihat dari jenisnya informasi terekam yang kemudian disebut sebagai dokumen dapat dibagi menjadi dokumen atau informasi publik dan dokumen semi publik.

1.      Dokumen publik

Dokumen publik berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas.  Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut. Berikut merupakan fungsi dokumen publik

a.       Dokumen yang menjadi milik bersama atau kolektif.

b.       Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.

2.      Dokumen semipublik

Untuk dokumen semi publik, bila masih diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, dsb. dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager, bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan di dalam sebuah tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya di sebut arsiparis. 

Dokumen yang berisi informasi semi publik yang masih digunakan dalam  kegiatan sehari-hari sebuah organisasi disebut sebagai arsip dinamis atau  rekod, sedangkan arsip statis atau yang biasa disebut “arsip” adalah  rekod yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari namun  masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya. Setelah melewati siklus hidupnya sebagai arsip dimanis yang diatur dengan sebuah jadwal  retensi, rekod kemudian dihadapkan pada dua pilihan, yaitu dimusnahkan atau  disimpan secara permanen. Pada penyimpanan secara permanen ini rekod  berubah menjadi arsip statis dengan sebelumnya diidentifikasi dan ditaksir arsip-arsip mana saja yang memiliki nilai berkesinambungan untuk kemudian disimpan secara permanen di dalam gudang penyimpanan atau pusat arsip.

Adapun arsip-arsip yang memiliki arti yang sangat penting dan  memiliki pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip seperti itu kemudian disimpan dalam pusat arsip nasional yang di Indonesia disebut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Mungkin arsip tak ubahnya sebagai kertas-kertas atau dokumen-dokumen dalam bentuk lain yang sudah tak digunakan lagi namun tidak buru-buru dibuang atau dimusnahkan karena di dalamnya masih terdapat nilai-nilai historis yang perlu dilestarikan dan mungkin masih akan diperlukan di masa mendatang. Jadi sifatnya antisipatif. Berikut merupakan fungsi dokumen semi publik

a.       Direkam dan dipublikasikan secara terbatas

b.       Bermanfaat bagi kelompok tertentu

c.        Tidak boleh dipakai orang luar.

Contoh dokumen semi semi publik

a.       Rekod merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Contoh : SIM, KTP, KTM dll.

b.      Arsip adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. Contoh : Surat Pernyataan Penyerahan Anak , Surat Pernyataan Penyerahan Rumah, Surat Pernyataan Skck (Surat Keterangan Catatan Kepolisian).

C.    Prinsip-Prinsip Dasar Pengelolaan Dokumen

Berikt merupaak prinsip-prinsip dasar dalam pengelolaan dokumen.

1.      Pengelolaan dokumen harus murah

Murah dalam pengertian pengelolaan dokumen tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat danlain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.

2.      Pengelolaan dokumen harus accessible

Accessible artinya dokumen dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan dokumen inaktif di Pusat dokumen senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya dokumen dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat- dokumen.

3.      Pengelolaan dokumen harus menjamin keamanan

Keselamatan dan keamanan dokumen menyangkut fisik maupun informasinya. Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan dokumen inaktif harus representatif atau sekurang-kurangnya memenuhi unsur-unsur minimal. Lembaga pengelolaan dokumeninilah yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan dokumen, terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan dokumen tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan. dokumen seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan dokumen, kehilangan dokumen, dan kebocoran informasi dokumen.

D.    Lembaga Pengelola Dokumen Publik

Perpustakaan adalah sebuah lembaga pendidikan yang berupa tempat penyimpanan koleksi bahan-bahan pustaka berupa buku, majalah, jurnal dsb untuk menunjang proses pembelajaran sebuah sekolah atau instansi. Perpustakaan adalah tempat untuk mengembangkan informasi dan pengetahuan yang dikelola olehseorang pustakawan, sekaligus sebagai sarana pendidikan untuk membantu memperlancar wawasan user atau pengguna perpustakaan baik civitas akademik maupun masyarakat umum.

E.     Lembaga Pengelola Dokumen Semi Publik

Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

lembaga pengelola dokumen publik dan dokumen semi publik