Pengindeksan Subjek

Pengindeksan Subjek

A.    Pengertian Pengindeksan Subjek

Perpustakaan merupakan pusat dari segala jenis sumber informasi terekam. Sumber informasi adalah tempat disimpannya sejumlah (banyak) informasi yang bentuknya berupa media, baik cetak, elektronik, maupun optik. Dilihat dari fungsinya maka perpustakaan harus menyediakan beragam informasi yang sesuai dengan permintaan penggunanya. Dan untuk dapat memenuhi permintaan ini maka perpustakaan berusaha menyediakan alat yang mampu melakukan temu kembali informasi yang ada dari tempatnya. Proses dalam penelusuran atau kegiatan temu balik informasi ini dikenal dengan

information retrieval (penelusuran informasi).

Sementara itu, pengindeksan (indexing) merupakan salah satu kegiatan utama yang dapat mendukung proses penelusuran informasi ini. Di sini tentunya adalah pengindeksan tentang subjek, yang dikenal dengan sebutan subject indexing.

Makalah ini secara khusus juga bertujuan untuk membahas secara praktis berkaitan dengan unsur-unsur yang diperlukan dalam pengindeksan subjek. Dan oleh karena itu tentunya perlu didukung oleh beberapa teori yang diperlukan dalam kegiatan pengindeksan subjek.

Beragam jenis perpustakaan dan pusat-pusat informasi tentunya mempunyai tujuan utamanya sendiri-sendiri. Namun dilihat dari segi karakteristik umumnya, semua perpustakaan berfungsi sebagai gudang informasi, atau tempat informasi. Dan informasi dimaksud adalah yang tersimpan dalam beragam media penyimpan informasi seperti misalnya buku, majalah, film, slide, disket, dan gramapun. Dari sana maka kita dalam hal ini tidak hanya berbicara mengenai perpustakaan dan media penyimpan pesan semata. Kita bisa menggunakan istilah dokumen untuk mewakili semua sumber- sumber atau media penyimpan informasi, dan istilah perpustakaan untuk menggambarkan tempat dokumen dimaksud. Tempat dalam hal ini bukan berarti hanya sekadar wadah penyimpanan saja, melainkan sudah tercakup semua kegiatan berkaitan dengan fungsi dan pemanfaatan semua dokumen yang ada.

Perpustakaan memerlukan dokumen sebab mereka memuat informasi yang ada di dalam

dokumen yang mungkin bermanfaat bagi pengguna.

Penelusuran informasi (information retrieval) merupakan proses pemenuhan permintaan pengguna akan informasi dengan cara memberikan atau menyediakan informasi yang relevan di perpustakaan. Dan memang itulah fungsi utama suatu perpustakaan.

Istilah penelusuran informasi secara tidak langsung menunjukkan penelusuran dokumen, sebab yang namanya informasi adanya pada dokumen. Dengan kata lain, secara fisik kegiatan penelusuran informasi di perpustakaan adalah kegiatan dalam menelusur suatu dokumen. Dokumen dalam pengertian ini mengandung makna fisik, seperti buku, majalah, slide, film, disket, dsb. yang fungsinya sebagai penyimpan informasi. Dalam konteks ini memang dibedakan dengan istilah data retrieval (penelusuran data) yang lebih bermakna sebagai pemenuhan atas permintaan pengguna dengan pemberian jawaban secara langsung atas pertanyaan yang diajukan.

Dari uraian singkat di atas, kita bisa menggunakan satu definisi tentang penelusuran informasi atau information retrieval yakni (kegiatan) penemuan kembali dokumen dari koleksi yang ada yang relevan dengan permintaan (pengguna) (Brown, 1982).

Perlu diingat bahwa prinsip dasar penelusuran informasi juga adalah hanya melakukan pencarian informasi atau dokumen secara terbatas untuk setiap permintaan, yakni yang relevan dengan permintaan tersebut. Dengan kata lain sangat tidak praktis untuk mencari seluruh informasi yang ada dari yang diminta, dan oleh karena itu perlu dicari informasi yang relevan. Kita perlu membatasi arah pertanyaan atau permintaan pengguna. Misalnya ada pertanyaan atau permintaan mengenai masalah

pendidikan anak. Maka yang paling sederhana adalah dengan cara membatasi bidang tersebut dengan pertanyaan-pertanyaan lanjut, misalnya pendidikan anak dalam sekolah atau dalam lingkungan keluarga. Namun, apapun itu semua, yang jelas bahwa masalah pendidikan anak tentu saja termasuk ke dalam kelas atau golongan pendidikan(education). Di sini kita perlu memahami istilah kelas atau golongan.

Kelas adalah seperangkat benda yang mempunyai sifat dan karakteristik yang sama. Contohnya, violin, kecapi, gitar, dan cello, semuanya merupakan instrumen musik yang dipetik. Medium penghasil suara khusus ini dikatakan sebagai suatu karakteristik yang dipunyai oleh semua instrumen tadi, dan itu disebut sebagai karakteristik umum yang sama. Dari sana kita dapat menarik suatu konsep umum bahwa violin, kecapi, cello, dan gitar adalah bagian dari instrumen musik yang disebut alat musik petik (stringed instruments).

Kelas musik yang lainnya bisa dilihat dari segi karakteristik penghasil suara seperti alat musik

pukul (ketuk) dan alat musik tiup.

Katalog merupakan deskripsi fisik suatu dokumen. Dalam konteks ini katalog juga merupakan bentuk indeks, juga bibliografi, karena keduanya berfungsi sebagai alat menemukan kembali dokumen atau informasi yang ada di perpustakaan atau pusat-pusat informasi.

Dalam berbagai literatur perpustakaan, istilahindexing (pengindeksan) mempunyai beragam arti. Di sini maksudnya adalah meliputi segala kegiatan yang mendukung semua aspek dari penelusuran informasi (information retrieval).

Seperti sudak kita ketahui bahwa proses penelusuran informasi itu diasali oleh adanya permintaan pengguna karena adanya kebutuhan informasi, dan diungkapkannya melalui berbagai cara atau aspek telusuran seperti dokumen, pengarang, judul, atau subjek. Di sini lebih banyak dibahas mengenai penelusuran informasi melalui nama-nama subjek. Dan oleh karena itu disebut denganpengindeksan subjek.

Dengan melihat uraian seperti itu maka yang namanya subject indexing (pengindeksan subjek) meliputi:

1.      Klasifikasi dokumen atas dasar isi subjek. Dalam konteks penelusuran informasi, istilah

klasifikasi secara terpisah digunakan secara tegas

2.      Konstruksi indeks yang memudahkan penelusuran dokumen atas dasar isi subjek.

Penelusuran informasi merupakan proses penemuan kembali informasi di perpustakaan atau pusat-pusat informasi, atas dasar permintaan. Kenyataan seperti ini menggambarkan adanya proses penemuan kembali dokumen yang relevan. Dari pengertian seperti itu maka pengertian penelusuran informasi merupakan fungsi utama dari suatu perpustakaan. Dus, agar dapat memenuhi fungsi tersebut maka perpustakaan harus membuat atau memelihara suatu sistem penemuan kembali dokumen- dokumen yang ada di perpustakaan.

Selanjutnya agar dapat menemukan kembali dokumen-dokumen dimaksud untuk menjawab pertanyaan, maka harus dicari. Dan ketika pencarian dokumen yang relevan ini dilakukan, maka itu harus sesuai ataucocok (match) antara informasi yang diminta dengan yang disediakannya. Tidak praktis mencari seluruh dokumen atau informasi yang ada dalam menjawab setiap permintaan/pertanyaan. Dan oleh karena itu merupakan hal yang prinsip dalam penelusuran informasi dalam menjawab pertanyaan atau permintaan, dengan cara membatasi wilayah pertanyaannya, terutama dengan cara mengarahkannya kepada informasi yang relevan dengan permintaan.

Untuk mencari informasi yang relevan, maka digunakan pola kelas atau kelompok subjek. Kelas adalah sekelompok benda yang memiliki karakteristik umum yang sama. Dan dalam konteks penelusuran informasi, kelas merupakan sekelompok dokumen yang memiliki karakteristik umum yang sama.

Sebuah dokumen bisa jadi dianggap memiliki beberapa kelas yang berbeda karena sifat darisubjek dalam dokumen yang bersangkutan memang berbeda. Oleh karena itu perlu dikembangkan melalui alat penelusuran lanjut berupa isi subjek atau pengarangnya. Perlu juga diingat bahwa lokasi rak (dokumen) hanya akan menunjukkan keanggotaannya dalam satu kelas saja. Untuk mengatasi kesulitan pokok dari sistem penempatan dalam rak ini, maka perlu bantuan katalog di perpustakaan. Dan penyusunan dokumen dan katalog perpustakaan di mana keduanya berfungsi sebagai alat bantu penelusuran informasi di perpustakaan, semuanya menunjukkan kelas-kelas yang relevan. Dan kedua alat penelusuran itu disebut sebagai indeks. Prosesnya disebut indexing, atau pengindeksan. Karena yang diindeks adalah subjek maka namanya menjadi pengindeksan subjek.

Dengan demikian maka pengindeksan subjek (subjek indexing) meliputi: (1) Klasifikasi dokumen atas dasar isi subjek; (2) Konstruksi indeks-indeks yang membantu penelusuran dokumen yang disebut subjek.

pengindeksan subjek

Pengorganisasian Informasi

Pengorganisasian Informasi

A.    Defenisi Informasi

Informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta atau suatu nilai yang bermanfaat. Informasi di sini mencakup pengetahuan apapun yang terekam baik dalam bentuk buku, artikel, majalah, film, video, maupun pengetahuan yang disampaikan secara lisan dalam suatu pidato, percakapan, dan ceramah. Informasi-informasi tersebutlah yang dibutuhkan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari sebagai pembantu mereka misalkan dalam pekerjaan maupun urusan lainnya.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut, maka informasi haruslah diolah dan diorganisasi atau yang disebut organisasi informasi. Organisasi informasi yaitu suatu proses mengolah dan mengorganisir suatu informasi sehingga dapat mudah jika akan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali informasi tersebut diistilahkan dengan sistem temu kembali informasi(Information Retrieval).

B.     Pengorganisasian Informasi

Pengorganisasian berikutnya adalah suatu proses penanganan organisasi dengan teknik-teknik manajemen yang berlaku dengan tujuan agar organisasi tersebut berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan bersama atau sesuai dengan visi dan misi organisasi tersebut. Pengorganisasian sendiri memiliki arti agar organisasi tersebut dikelola atau dimanajemenkan oleh pelaku organisasi sehingga wujud luaran organisasi dapat tercapai sesuai dengan apa yang diinginkan pelaku organisasi tersebut. Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah di kelola dengan proses tertentu sehingga menghasilkan manfaat bagi penerima dan pemilik informasi tersebut. Informasi sangat penting terkait dengan manfaat untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh organisasi informasi. Pengertian organisasi informasi adalah organisasi yang luaran organisasi tersebut adalah mengolah informasi-informasi menjadi daya guna yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk dapat mewujudkan tujuan utama organisasi tersebut. Pengertian pengorganisasian informasi adalah teknik atau cara mengorganisasi dengan manajemen yang sudah disiapkan di dalam organisasi informasi agar tujuan organisasi informasi dapat tercapai sesuai dengan rencana yang telah disiapkan oleh pelaku organisasi tersebut.

Contoh informasi dalam organisasi perpustakaan adalah yang dimaksud informasi tersebut terkadang dikumpulkan menjadi satu dokumen seperti dalam bentuk buku. Perpustakaan adalah tempat untuk membangun koleksi dokumen karena informasi yang terdapat dalam buku-buku tersebut banyak diperlukan oleh para pemakai perpustakaan (pemustaka). Dengan penemuan kembali informasi memberikan kepuasan kepada para pemakai. Karena fungsi utama dari perpustakaan adalah menyediakan dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya kepada para pemakai (pemustaka) yang memintanya. Apabila informasi yang relevan dengan suatu permintaan dapat diketahui eksistensinya di perpustakaan, maka hal ini berarti terdapat kecocokan (match) antara informasi yang diminta dan informasi yang ditemukan.

pengorganisasian informasi

Kompetensi Pengelolaan Dokumen

Kompetensi Pengelolaan Dokumen

Seorang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan dan informasi tentu akan menjadi nilai tambah dalam pengelolaan arsip dan informasi di sebuah organisasi. informasi adalah sebuah aset yang bernilai dan seperti aset yang lainnya misal mobil atau gedung, maka aset tersebut membutuhkan seorang yang ahli untuk bekerja secara individu maupun tim untuk mengelolanya.

Pengelola Arsip dan Informasi harus mengetahui kebutuhan dari bisnis unit organisasinya, memiliki pengelaman dalam sebuah kerja bersama atau proyek unit. Seorang yang ahli dalam mengolah informasi arsip membantu unitnya memahami bagaimana mengelola informasi dan membuatnya lebih bermanfaat, mengurangi potensi berbahaya dan mendorong inovasi dan pengetahuan.

Kompetensi Kepala Unit Kearsipan (Manajer)
Manajer Arsip dan Informasi bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan strategi untuk pengelolaan informasi arsip antar unit organisasi. Informasi arsip baik dalam bentuk fisik maupun digital. Mereka harus mengetahui apa saja arsip yang diciptakan pada unit organisasinya dan dimana lokasi arsip tersebut disimpan, termasuk didalamnya adalah mengelola akses informasi arsip, menjamin keamanan dan memberikan saran-saran praktis untuk staf.

Manajer Arsip dan Informasi betanggungjawab mengenai:

·         Evaluasi unit organisasinya mengenai kebutuhan manajemen arsip dan informasi

·         Memberikan saran mengenai praktek terbaik dalam manajemen arsip

·         Mengembangkan kemampuan seluruh sistem manajemen arsip dan informasi

·         Mengembangkan manajemen arsip organisasi

·         Memastikan seluruh sistem kearsipan unit organisasi sesuai dengan kebijakan UI dan ANRI dan menjadikan arsip sebagai aset organisasi

·         Memastikan berbagai data struktural maupun non-struktural dikelola dan dapat digunakan kembali

·         Memastikan arsip dimusnahkan atau ditransfer ke Kantor Arsip apabila tidak diperlukan lagi untuk bisnis proses unit organisasi

·         Memastikan unit organisasi mengacu pada peraturan dan undang-undang serta kebijakan yang ditetapkan oleh Kantor Arsip UI

kompetensi.pengelolahan dokumen

kompetensi pengelolahan dokumen·         Membantu dalam memberikan layanan terpadu mengenai permintaan akses informasi sesuai dengan Keterbukaan Informasi Publik (KIP)

·         Mengawasi dan mengkomunikasikan terhadap informasi yang dianggap penting dan rahasia.

 
Pengetahuan, Kemampuan dan Pengalaman Manajer Arsip dan Informasi
Berikut adalah beberapa karakteristik seorang manajer arsip dan informasi di unit kearsipan. Mereka harus:

·         Memahami proses bisnis unit organisasi, termasuk mengenai peraturan dan standar yang digunakan unit organisasi

·         Mampu untuk menganalisis bagaimana unit organisasi berjalan

·         Memiliki wawasan yang baik mengenai manajemen arsip dan informasi menganai prinsip dan praktek terbaik, termasuk proses penciptaan, pengolahan, dan penyimpanan informasi arsip

·         Identifikasi kebutuhan unit organisasi untuk pengembangan dalam pengelolaan informasi arsip

·         Komunikasi yang aktif dan baik kepada semua level staf pada unit organisasi

·         Memahami dan mengetahui bagaimana kemampuan manajemen informasi elektronik pada unit organisasi lain.

Pendidikan Formal
Studi mengenai Kearsipan dan Informasi merupakan salah satu kualifikasi yang harus dimiliki oleh manajer arsip dan informasi. Minimum pendidikan formal yang harus dimiliki adalah D3 Kearsipan. Proses pembelajaran dapat berupa diskusi kelas, jarak jauh melalui pembelajaran e-learning. Tipe pembelajaran dapat dibagi menjadi 2 kelompok:

·         Pendidikan Akademik pada Universitas, dengan fokus pada pengembangan kemampuan analisis dan pelaksanaan teori dalam ilmu kearsipan dan informasi di lingkungan kerja.

·         Pendidikan Khusus untuk melatih pada kemampuan teknis kearsipan, pelatihan atau pendidikan ini dilaksanakan oleh lembaga kearsipan yang telah memiliki pengalaman atau lembaga pelatihan organisasi dalam bidang arsip.

Kantor Arsip Universitas Indonesia bekerjasama dengan Arsip Nasional Universitas Indonesia juga melakukan pelatihan terhadap para karyawan pengelola arsip.

Pendidikan Formal Lanjutan
Manajemen Arsip dan Informasi merupakan sebuah profesi yang dinamis. Sehingga setiap saat akan mengalami pengembangan dan perubahan dalam pelaksanaan teknis kearsipan. Perkembangan inilah yang mengharuskan seorang pengelola arsip harus selalu mengikuti perkembangannya baik melalui pendidikan formal maupun non-formal.

Organisasi Professional
Keikutsertaan dalam sebuah asosiasi profesi, seminar, workshop, conference akan membantu seorang manajer dalam mengembangkan kemampuan dirinya. Di Indonesia terdapat beberapa asosiasi yang bisa membantu seorang manajer arsip untuk terus mengembangkan kemampuan dirinya maupun staf unit organisasinya andata lain:

·         ANRI(Arsip Nasional Republik Indonesia)

·         AAI (Asosiasi Arsiparis Indonesia)

Sumber: arsip.ui.ac.id

Lembaga Pengelola Dokumen Publik dan Semi Publik

Lembaga Pengelola Dokumen Publik dan Dokumen Semi Publik

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B.     Macam-Macam Dokumen

Dilihat dari jenisnya informasi terekam yang kemudian disebut sebagai dokumen dapat dibagi menjadi dokumen atau informasi publik dan dokumen semi publik.

1.      Dokumen publik

Dokumen publik berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas.  Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut. Berikut merupakan fungsi dokumen publik

a.       Dokumen yang menjadi milik bersama atau kolektif.

b.       Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.

2.      Dokumen semipublik

Untuk dokumen semi publik, bila masih diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, dsb. dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager, bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan di dalam sebuah tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya di sebut arsiparis. 

Dokumen yang berisi informasi semi publik yang masih digunakan dalam  kegiatan sehari-hari sebuah organisasi disebut sebagai arsip dinamis atau  rekod, sedangkan arsip statis atau yang biasa disebut “arsip” adalah  rekod yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari namun  masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya. Setelah melewati siklus hidupnya sebagai arsip dimanis yang diatur dengan sebuah jadwal  retensi, rekod kemudian dihadapkan pada dua pilihan, yaitu dimusnahkan atau  disimpan secara permanen. Pada penyimpanan secara permanen ini rekod  berubah menjadi arsip statis dengan sebelumnya diidentifikasi dan ditaksir arsip-arsip mana saja yang memiliki nilai berkesinambungan untuk kemudian disimpan secara permanen di dalam gudang penyimpanan atau pusat arsip.

Adapun arsip-arsip yang memiliki arti yang sangat penting dan  memiliki pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip seperti itu kemudian disimpan dalam pusat arsip nasional yang di Indonesia disebut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Mungkin arsip tak ubahnya sebagai kertas-kertas atau dokumen-dokumen dalam bentuk lain yang sudah tak digunakan lagi namun tidak buru-buru dibuang atau dimusnahkan karena di dalamnya masih terdapat nilai-nilai historis yang perlu dilestarikan dan mungkin masih akan diperlukan di masa mendatang. Jadi sifatnya antisipatif. Berikut merupakan fungsi dokumen semi publik

a.       Direkam dan dipublikasikan secara terbatas

b.       Bermanfaat bagi kelompok tertentu

c.        Tidak boleh dipakai orang luar.

Contoh dokumen semi semi publik

a.       Rekod merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Contoh : SIM, KTP, KTM dll.

b.      Arsip adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. Contoh : Surat Pernyataan Penyerahan Anak , Surat Pernyataan Penyerahan Rumah, Surat Pernyataan Skck (Surat Keterangan Catatan Kepolisian).

C.    Prinsip-Prinsip Dasar Pengelolaan Dokumen

Berikt merupaak prinsip-prinsip dasar dalam pengelolaan dokumen.

1.      Pengelolaan dokumen harus murah

Murah dalam pengertian pengelolaan dokumen tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat danlain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.

2.      Pengelolaan dokumen harus accessible

Accessible artinya dokumen dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan dokumen inaktif di Pusat dokumen senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya dokumen dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat- dokumen.

3.      Pengelolaan dokumen harus menjamin keamanan

Keselamatan dan keamanan dokumen menyangkut fisik maupun informasinya. Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan dokumen inaktif harus representatif atau sekurang-kurangnya memenuhi unsur-unsur minimal. Lembaga pengelolaan dokumeninilah yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan dokumen, terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan dokumen tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan. dokumen seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan dokumen, kehilangan dokumen, dan kebocoran informasi dokumen.

D.    Lembaga Pengelola Dokumen Publik

Perpustakaan adalah sebuah lembaga pendidikan yang berupa tempat penyimpanan koleksi bahan-bahan pustaka berupa buku, majalah, jurnal dsb untuk menunjang proses pembelajaran sebuah sekolah atau instansi. Perpustakaan adalah tempat untuk mengembangkan informasi dan pengetahuan yang dikelola olehseorang pustakawan, sekaligus sebagai sarana pendidikan untuk membantu memperlancar wawasan user atau pengguna perpustakaan baik civitas akademik maupun masyarakat umum.

E.     Lembaga Pengelola Dokumen Semi Publik

Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

lembaga pengelola dokumen publik dan dokumen semi publik

Authority Control and List

authority control and listauthority control and list

AUTHORITY CONTROL AND LIST

A.    Kontrol Otoritas

           Dalam ilmu perpustakaan, kontrol otoritas adalah proses yang mengatur informasi bibliografi, misalnya dalam Katalog Perpustakaan dengan menggunakan ejaan tunggal tunggal dari nama (judul) atau pengenal numerik untuk setiap topik. Kata otoritas dalam kontrol otoritas berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda, dan konsep diotorisasi, yaitu, mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengidentifikasi satu-of-a-kind ini diterapkan secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti keterkaitan dan referensi silang. Setiap entri terkontrol dijelaskan dalam catatan otoritas dalam hal ruang lingkup dan penggunaannya, dan organisasi ini membantu staf perpustakaan mempertahankan katalog dan membuatnya mudah digunakan bagi para peneliti. 

Katalogis menugaskan setiap subjek seperti penulis, topik, seri, atau perusahaan pengenal unik atau istilah judul tertentu yang kemudian digunakan secara konsisten, unik, dan tidak ambigu untuk semua referensi ke subjek yang sama, yang menghindarkan variasi dari ejaan, transliterasi, nama pena, atau alias. Header unik dapat memandu pengguna ke semua informasi yang relevan termasuk subjek terkait atau yang ditampung. Catatan otoritas dapat digabungkan ke dalam database dan disebut file otoritas, dan memelihara dan memperbarui file-file ini serta "hubungan logis" ke file lain di dalamnya adalah karya pustakawan dan katalog informasi lainnya. Dengan demikian, kontrol otoritas adalah contoh dari kosa kata yang terkontrol dan kontrol bibliografi.

Dalam bidang perpustakaan, authority control merupakan konsep yang sudah lama dipakai untuk mengendalikan daftar nama dan subjek, demikian rupa sehingga potensi keragaman dalam cara penulisan dan penggunaan nama atau subjek tersebut tidak menimbulkan kebingungan ketika dipakai untuk menyimpan dan menemukan kembali sebuah data. Didalam konsep authority control ini melekat sebuah struktur saling merujuk (cross reference) sehingga satu nama atau satu istilah dapat dikaitkan dengan nama dan istilah lainnya, sedemikian rupa sehingga jika ada keraguan tentang penggunaan nama atau istilah tersebut, maka baik pengelola perpustakaan maupun pengguna perpustakaan dapat mencapai kesepakatan dengan melihat ke daftar authority control.

Authority control berkaitan erat dengan fungsi validasi data (data validation) yang melakukan pengecekan tentang cara penulisan pada saat sebuah data dimasukkan kedalam sistem. Dalam fasilitas katalog online yang adalah bagian dari sistem automasi perpustakaan, authority control berperan sangat penting untuk mengefektifkan fasilitas pencarian. Dalam bentuknya yang paling sederhana, sebuah authority control terlihat oleh pemakai sebagai sebuah daftar sederhana yang mengandung semua nama atau istilah “resmi” atau istilah yang dipakai didalam katalog bersangkutan. Misalnya sebuah name authority file berisi daftar nama-nama pengarang yang mungkin muncul disalah satu ruas katalog. Bagi pemakai, daftar nama tersebut berfungsi sebagai pernyataan tentang cara menuliskan nama yang benar dan yang dapat diterima oleh katalog sebagai nama “resmi”. Bagi pustakawan daftar nama tersebut berfungsi sebagai alat untuk mengecek apakah nama yang dipakai dikatalog sudah sesuai dengan daftar “resmi”. Sistem automasi perpustakaan dapat menjadikan fungsi pengecekan oleh kedua belah pihak ini secara otomatis; misalnya, dengan merujukkan pemakai yang salah mengetik nama ke nama yang benar, atau dengan mengecek validasi sebuah nama ketika pustakawan mengisi pangkalan data katalog

Authority control tentunya tidak hanya menyangkut data biblografi. Dalam sub-sistem sirkulasi yang menjadi salah satu pilar sistem automasi perpustakaan, authority control dapat dipakai untuk mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Ketika seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis menerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan melakukan pengecekan kesebuah berkas yang berisi daftar semua anggota perpustakaan. Berkas ini adalah authority file. Untuk keperluan integritas data, seringkali berkas ini bukan hanya berisi satu datum misalnya (nama), melainkan juga berbagai data lain yang berkaitan seperti alamat, nomor kartu anggota, dan sebagainya. Dalam sebuah perpustakaan digital, pengecekan identitas anggota ini juga dapat meluas menjadi manajemen identifikasi.

B.     Control list

a.      Pengaruh authority file pada pengindeksan subjek :

1.         Sarana atau alat bantu daftar tajuk subjek

2.         Daftar tajuk subjek untuk perpustakaan

3.         Sears list of subject headings

4.         Library of conggress subject headings

b.      Bagan klasifikasi

1. DDC

2. UDC

3. LCC

c.       Authority file pada pengatalogan deskriptif

1.      Pengendalian tajuk nama orang dan badan korporasi

2.      Daftar tajuk nama pengarang

3.      Daftar tajuk nama badan korporasi

C.    Sistem Temu Kembali Informasi

            Menurut Kochen yang dikutip oleh Pendit (2008) dalam kamus bahasa inggris, kata retrieve berhubungan dengan 2 hal yaitu upaya untuk mengingat dan upaya mencari sesuatu untuk dipakai kembali. Kochen juga menjelaskan, kata retreve yang dikaitkan dengan IR (Information retrieval) yaitu upaya membantu pengguna sistem komputer menemukan dokumen yang dicari. Lebih spesifik lagi, kemampuan komputer tersebut dikaitakan dengan recall (mengingat). Pendit (2008) menambahkan, dalam bahasa indonesia kata retrieve diterjemahkan menjadi temu kembali. Jadi kata Information Retrieval diterjemahkan sebagai temu kembali informasi.

Dalam ODLIS,  dijelaskan bahwa temu kembali informasi (IR) adalah proses, metode, dan prosedur yang digunakan untuk menyeleksi informasi yang relevan yang tersimpan dalam database. Dalam perpustakaan dan arsip, temu kembali informasi biasanya untuk dokumen ynag diketahui atau untuk informasi mengenai subyek tertentu, dan file biasanya katalog atau indeks, atau penyimpanan informasi berbasis komputer dan sistem pencarian, seperti katalog online atau Database bibliografi. Dalam merancang sistem tersebut, keseimbangan harus dicapai antara kecepatan, akurasi, biaya, kenyamanan, dan efektivitas.

Sedangkan dalam wikipedia dijelaskan bahwa Sistem Temu Kembali Informasi (Information Retrieval) digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara otomatis. Salah satu aplikasi umum dari sistem temu kembali informasi adalah search-engine atau mesin pencarian yang terdapat pada jaringan internet. Pengguna dapat mencari halaman-halaman Web yang dibutuhkannya melalui mesin tersebut.

Ada beberapa definisi dalam sistem temu kembali informasi menurut para ahli di bidang ilmu perpustakaan dan informasi, yaitu sebagai berikut:

1.      Mooers (1948) berpendapat bahwa Information Retrieval sendiri adalah seni dan ilmu dalam mencari informasi pada dokumen, mencari untuk dokumen mereka sendiri, mencari untuk metadata dengan gambaran berbentuk dokumen, atau mencari dalam database, apakah itu hubungan database yang berdiri sendiri atau hiperteks jaringan database seperti internet atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data. Mooers  (1951) juga menjelaskan bahwa Information Retrieval adalah bidang di persimpangan ilmu informasi dan ilmu komputer.  Berkutat dengan pengindeksan dan pengambilan informasi dari sumber informasi heterogen dan sebagian besar-tekstual. Istilah ini diciptakan oleh Mooers pada tahun 1951, yang menganjurkan bahwa diterapkan ke “aspek intelektual” deskripsi informasi dan sistem untuk pencarian

2.      Hougthon (1977) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi adalah penelusuran yang merupakan interaksi antara pemakai dan sistem dan pernyataan kebutuhan pengguna diekspresikan sebagai suatu istilah tertentu

3.      Lancaster (1979) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi tidak menginformasikan semua isi dari subjek yang dimiliki koleksi tersebut tetapi hanya memberikan informasi keberadaan pustaka yang mempunyai hubungan subjek seperti yang dicari oleh pengguna.

4.      Salton (1983) secara sederhana menjelaskan bahwa temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.

5.      Harter (1986) mengatakan bahwa Sistem temu-kembali informasi (Information Retrieval System/IRS) adalah perangkat yang menghubungkan antara pemakai potensial dengan koleksi atau kumpulan informasi.

6.      Sulistyo-Basuki (1991) mendefinisikan temu kembali informasi sebagai kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.

7.      Ingwersen (1992) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi adalah sebuah sistem yang dibangun melalui proses antara objek sistem, sistem setting, dan situasi yang memungkinkan terjadinya penelusuran dan ditemukannya informasi potensial yang diinginkan oleh penelusur informasi.

8.      Tague-Sutcliffe (1996) mengatakan bahwa IRS adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pemakai dalam memenuhi kebutuhan informasinya.

9.      Baeza-Bates dan Riberto-Neto (1999) mengatakan bahwa temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen.

10.  Zaenab (2002) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi informasi merupakan suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah bahasa pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.

11.  Hasugian (2003) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi pada dasarnya adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieval) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi.